La page Transactions bancaires vous donne une vue d'ensemble de tous les mouvements financiers de vos comptes. C'est l'outil principal pour la réconciliation, c'est-à-dire lier chaque transaction à une facture ou à une note de crédit correspondante.
1. Vue d'ensemble des transactions
Lorsque vous arrivez sur la page, vous voyez une liste de toutes les transactions récentes de vos comptes.
- Filtres : En haut de la liste, vous pouvez filtrer les transactions pour afficher uniquement les transactions Non liées ou les Liées. Cela vous aide à vous concentrer sur les transactions qui nécessitent votre attention.
- Colonnes du tableau : Chaque transaction est présentée avec des informations clés :
- Date : La date à laquelle la transaction a eu lieu.
- Contrepartie : Le nom de la personne ou de l'entreprise associée à la transaction et son numéro bancaire.
- Communication : Le libellé ou la référence du paiement.
- Montant : Le montant de la transaction.
- Statut : Indique si la transaction est Liée ou Non liée à un document.
- Liens : Le nombre de documents (factures, notes de crédit) liés à cette transaction.
2. Lier une transaction à un document entrant ou sortant (réconciliation)
Le processus de réconciliation, dit aussi de lettrage ou de rapprochement bancaire, est simple et se fait en quelques étapes :
- Cliquer sur le bouton de lien : Sur la ligne d'une transaction, cliquez sur le bouton
Liens(l'icône de chaîne) pour ouvrir l'écran de réconciliation. - Sur l'écran de réconciliation, cliquez selon le cas sur le bouton Lier une facture... (de vente) , Lier une note de crédit… (sur vente) ou Lier un document entrant… (pour les factures d’achat).
- Trouver la facture correspondante : Une nouvelle fenêtre apparaît avec la liste de vos factures de vente impayées. Vous pouvez utiliser le champ de recherche ou les sélecteurs de date pour trouver rapidement la facture à lier.
- Confirmer le lien : Une fois la facture trouvée, cliquez sur Lier sur la ligne correspondante. Le système vous ramène à l'écran de réconciliation, et la facture est maintenant affichée comme étant liée à la transaction.
Si le montant de la transaction et celui de la facture sont identiques, le solde de l'opération sera Équilibré. Si le montant de la transaction est supérieur ou inférieur, le solde sera Sur-affecté si le payement est supérieur au montant prévu ou Sous-effecté s’il n’atteint pas la somme demandée. Il faudra le lier à d'autres documents pour amener à l’équilibre. Bien sûr, les documents concernés sont notés comme payés dès lors qu’ils ont été liés à une transaction. Ils peuvent du reste être consultés en mode PDF avec l’icône en forme d’oeil ou on peut en voir le détail avec le carré. L’icône rouge en forme de maillon barré permet de retirer l’association si l’on constate qu’elle était incorrecte.