Profil personnel et données du compte

• 1. Compte
• Mon profil
• Abonnement
• Facturation et paiements
• Activer le prélèvement automatique
• Utilisateurs
• Nous contacter
• Déconnexion
• 2. Ressources
• Documentation
• Informations juridiques
• Actualités
• Téléchargements
• Incidents

Le menu du profil utilisateur vous donne un accès rapide à l'ensemble des fonctionnalités de gestion de votre compte, de votre abonnement et des informations relatives à votre entreprise. Pour y accéder, cliquez sur votre nom ou votre photo de profil dans le coin supérieur droit de l'écran. Vous y trouverez deux sous-menus complémentaires Compte et Ressources :

1. Compte

Mon profil

Cette section vous permet de consulter et de modifier vos informations personnelles, telles que votre prénom, votre nom de famille et l’adresse e-mail pour vous connecter (qui peut être différente de celle affectée à l’entreprise pour l’envoi des documents) ainsi que le mot de passe d’accès à votre compte. Attention à ne pas modifier à la légère ces données de connexion pour ne pas perdre tout accès à l’application. C’est là que vous pouvez changer la langue pour configurer le logiciel en Français / Néerlandais / Anglais ou Allemand Vous pouvez également modifier votre photo de profil en y téléchargeant une image JPG ou PNG et en re-cadrant celle-ci à votre guise.

Abonnement

Cette entrée vous donne accès aux caractéristiques de votre abonnement Fidly et à ses statistiques.

Le graphique illustre votre niveau d’usage (nombres de factures et notes de crédits créées et reçues) depuis le début de votre souscription à nos services. En cas de dépassement du quotas autorisé votre abonnement n’est pas bloqué pour autant mais fera l’objet pour les abonnements mensuels d’une facturation au prix du pack supérieur pour la période suivante ou pour les abonnements annuels d’un upgrade immédiat au pack supérieur avec prorata sur la période restant à courir. Pour les détails, se reporter aux Conditions générales, articles A5 et A6.

Cette page vous permet aussi de modifier les modalités de votre abonnement en sélectionnant le type de pack (Starter, Smart ou Growth) et la fréquence de facturation (mensuelle ou annuelle). Pour les avantages liés à chaque formule on se réfèrera à la description de celles-ci sur la page Plans et tarifs du site Fidly.

Facturation et paiements

Cette page dresse la situation des paiements déjà effectués pour le service Fidly (dans sa partie inférieure) et vous permet aussi de choisir le mode le plus approprié pour le règlement de nos factures.

Le mode classique consiste à laisser venir les factures via Peppol et à les régler par virement bancaire à chaque échéance. En cas d’oubli une rappel vous est automatiquement envoyé par mail sans frais. Le second rappel est quand à lui assorti de frais administratifs. Pour simplifier la gestion de votre abonnement Fidly et éviter toute interruption de service ou frais administratifs, nous vous conseillons d’opter pour le règlement par prélèvement automatique sur carte bancaire. Ce système sécurisé est propulsé par Stripe leader mondial au niveau des paiements électronique. Notez à ce propos que les données confidentielles concernant votre carte bancaire ne sont manipulées et que par ce partenaire tandis que Fidly ne connait que les 4 dernier chiffres de votre n° de carte.

Voici les étapes pas-à-pas pour configurer votre moyen de paiement :

Activer le prélèvement automatique

Sur l'écran des moyens de paiement, vous constaterez par défaut que le mode "Virement bancaire" est actif.

1. Cliquez sur le bloc Prélèvement automatique.
2. Un message d'information vous indiquera qu'il est nécessaire d'ajouter une carte. Cliquez alors sur le bouton + Ajouter une carte situé en bas à gauche.

Une fenêtre sécurisée Stripe s'ouvre pour vous permettre de renseigner les informations de votre carte :

1. Indiquez votre Numéro de carte, la Date d'expiration (MM/AA) et le Code de sécurité (CVC).
2. Assurez-vous que le Pays sélectionné correspond à celui de votre banque.
3. Cliquez sur le bouton violet Enregistrer la carte.

💡 Remplissage rapide avec Link : Si vous utilisez le service de paiement sécurisé Link de Stripe, le logiciel peut vous proposer automatiquement vos cartes enregistrées pour vous faire gagner du temps

Pour des raisons de sécurité, une vérification d'identité bancaire (3D Secure) est requise.

1. Une fenêtre de confirmation s'affiche (avec un montant de 0,00 € pour l'authentification de la carte).
2. Suivez les instructions affichées à l'écran pour valider l'opération via votre application bancaire ou votre lecteur de carte.

Une fois la carte enregistrée et authentifiée avec succès, vous revenez sur l'interface de Fidly.

1. Votre carte bancaire apparaît désormais dans la liste avec la mention Active, signifiant qu’elle est disponible pour être associée à votre abonnement.
2. Pour terminer et appliquer définitivement ce mode de paiement pour vos prochaines échéances, vous devez cliquer sur le bouton violet Confirmer.

Votre abonnement est désormais configuré en prélèvement automatique ! Votre carte sera débitée à chaque échéance sans qu'aucune action supplémentaire ne soit requise de votre part, ce qui est confirmé par la mention “Actif” dans le bloc “Prélèvement automatique”. Cette interface vous permet aussi d’ajouter une autre carte si la carte enregistrée a été remplacée ou de revenir au mode par virement bancaire.

Utilisateurs

Par défaut, chaque compte Fidly permet à un utilisateur de créer et gérer la facturation de l’entreprise associée à ce compte. Si plusieurs personnes doivent intervenir il est possible d’ajouter des utilisateurs supplémentaires via ce menu et de leur attribuer des droits d’accès particuliers. En tant qu'administrateur, vous disposez d'un contrôle total sur les accès et les actions que chaque collaborateur peut effectuer au sein de la plateforme.

Pour accéder à cet espace, rendez-vous dans le menu Compte de votre barre latérale, puis cliquez sur Utilisateurs.

Depuis cet écran, vous pouvez visualiser la liste de tous vos utilisateurs, leur rôle, le statut de leur compte (Actif, Invitation envoyée, etc.), ainsi que mener des actions rapides comme modifier un profil, renvoyer une invitation ou supprimer un accès. Pour ajouter un membre, il vous suffit de cliquer sur le bouton coloré + Nouvel utilisateur.

Précisez alors ses nom et prénom et l’adresse email qui servira à la fois à le contacter mais aussi comme code de login. Choisissez un des deux rôles disponibles :

• Administrateur : Comme vous il pourra aussi créer des utilisateurs, changer leurs droits (mais pas les siens !), consulter les factures liées à l’abonnement Fidly voir modifier les modalités de cet abonnement.
• Collaborateur : Ne dispose pas des droits liées à la gestion de l’abonnement Fidly ni de gestion des utilisateurs. Dispose par congtre de tous les droits de manipulation des factures, devis, listes de prestations, catalogue de produits, etc sauf cette liste est réduite par l’administrateur. Par exemple l’approbation des factures pour export au comptable ou la consultation des transactions bancaires pourraient être réservées à certains utilisateurs.

Après sélection éventuelle des droits particuliers pour cet utilisateur, vous devez presser le bouton Inviter. Fildly lui enverra alors un email avec un mot de passe temporaire et un lien pour sa première connexion. Il est indispensable qu’il se connecte dans les 7 jours de l’envoi faute de quoi le mot de passe ne sera plus valide et la connexion impossible.

Pour la gestion fine de ces droits, vous avez la possibilité de cocher l'option "Tous les droits" ou de personnaliser finement les accès par module grâce à des interrupteurs (on/off).

Voici le détail complet des droits que vous pouvez attribuer :

• Dashboard
• Lire dashboard ( = voir les graphiques et données du tableau de bord)
• Relations
• Lire relations ( = voir les fiches des clients et fournisseurs)
• Écrire relations ( = ajouter, corriger les fiches des clients et fournisseurs)
• Produits
• Lire produits ( = consulter le catalogue des produits que l’on peut facturer)
• Écrire produits ( = ajouter, modifier ou supprimer des produits du catalogue)
• Documents Entrants
• Lire docs entrants ( = consulter les factures d'achat et autres documents reçus des fournisseurs ou déposés par l’un des utilisateurs)
• Écrire docs entrants ( = ajouter, modifier ou supprimer des documents fournisseurs ou déposés)
• Approuver export docs entrants ( = valider l'envoi des documents reçus ou déposés vers la comptabilité)
• Approuver paiement docs entrants ( = changer le statut de règlement financier des factures reçues ou déposées)
• Brouillons
• Convertir brouillons en factures ( = transformer une facture enregistrée en mode brouillon en une facture officielle et définitive dûment numérotée)
• Devis
• Lire devis ( = consulter les offres et devis créés pour les clients)
• Écrire devis ( = rédiger, modifier, envoyer ou annuler des devis clients)
• Factures
• Lire factures ( = visualiser l'ensemble des factures de ventes émises par l'entreprise)
• Écrire factures ( = créer de nouvelles factures de vente et modifier celles qui ne sont pas encore approuvées)
• Approuver export factures ( = autoriser le transfert ou l'exportation des factures de vente vers le système du comptable)
• Notes de Crédit
• Lire notes de crédit ( = consulter les avoirs et notes de crédit émis pour corriger des factures)
• Écrire notes de crédit ( = générer et modifier des notes de crédit en faveur des clients)
• Approuver export notes de crédit ( = valider la transmission des notes de crédit vers les outils comptables)
• Abonnements
• Lire abonnements ( = consulter la liste et l'état des abonnements permettant de générer automatiquement des factures récurrentes vers vos clients)
• Écrire abonnements ( = mettre en place, modifier ou résilier des formules d'abonnements pour vos clients)
• Transactions
• Lire transactions ( = suivre l'historique complet des flux financiers et des paiements enregistrés)
• Prestations
• Lire toutes les timesheets ( = superviser les feuilles de temps et les heures encodées par l'ensemble de l'équipe)
• Lire ses timesheets ( = consulter uniquement ses propres rapports d'heures et prestations de travail)
• Écrire timesheets ( = encoder, modifier ou déclarer de nouvelles heures de travail ou prestations)
• Générer facture timesheet ( = déclencher la facturation automatique d'un client sur la base des heures de travail validées)
• Autofacturation
• Lire autofactures d'achat ( = consulter les factures d'achat que vous générez vous-même au nom de vos fournisseurs)
• Écrire autofactures d'achat ( = créer, éditer ou configurer ces documents d'autofacturation)
• Approuver export autofacture d'achat ( = autoriser l'envoi de ces factures spécifiques vers les journaux comptables)
• Approuver paiement autofacture d'achat ( = valider le paiement final adossé à une autofacture d'achat)
• Lire auto note de crédit sur achat ( = visualiser les notes de crédit générées automatiquement dans le cadre du flux d'achat)
• Écrire auto note de crédit sur achat ( = créer ou modifier des notes de crédit automatiques sur les achats)
• Approuver auto note de crédit sur achat ( = valider l'envoi comptable de ces notes de crédit d'achat automatiques)
• Approuver paiement auto note de crédit sur achat ( = acter le remboursement ou la régularisation financière liés à ces notes de crédit)

Une fois vos ajustements terminés pour l'utilisateur concerné, veillez à bien cliquer sur le bouton Enregistrer afin d'appliquer immédiatement la nouvelle politique de droits.

Nous contacter

L’équipe de Fidly se veut à l’écoute permanente de ses utilisateurs. Si vous constatez une anomalie dans le fonctionnement du logiciel ou vous avez une suggestion pour une amélioration que vous jugez importante, ce formulaire vous permet d’envoyer directement votre remarque à notre équipe qui cherchera à en tenir compte dans une prochaine mise à jour. Veillez cependant à être aussi précis que possible dans l’explication de l’anomalie ou de la suggestion.

Déconnexion

Cet item déconnecte votre navigateur ou votre application de Fidly. Pour vous reconnecter, vous devrez présenter à nouveau votre adresse mail d’utilisateur, le mot de passe associé et compléter les 6 chiffres du code MFA.

2. Ressources

Documentation

Ce lien vous amène dans la présente documentation.

Informations juridiques

Vous y trouverez les mentions légales, les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) ainsi les les modalité de recours à l’Autorité de Protection des Données.

Actualités

Ce menu ouvre une page listant les dernières actualités concernant le logiciel Fidly et notamment les mise à jour effectuées.

Téléchargements

Lorsque vous exportez des paquets de fichiers PDF ou PEPPOL à destination de votre comptable, les fichiers compressés restent accessibles à cet endroit.

Incidents

Lorsque des manipulations dans Fidly produisent des erreurs, des informations relatives à ces erreurs sont consignées sous cette entrée.