Paramètres et personnalisation
Cette section vous permet de configurer et de personnaliser l'application pour qu'elle corresponde aux besoins de votre entreprise.
- Mon Entreprise : Gérez les informations de base de votre entreprise (nom, adresse, téléphone, logo) et la liste des comptes bancaires.
- Peppol : Configurez la facturation électronique pour envoyer et recevoir des factures via le réseau Peppol.
- Connexions bancaires : Lie votre compte bancaire à l'application pour automatiser la gestion de vos transactions.
- Email Monitoré : Configurez une adresse e-mail pour importer automatiquement les factures de vos fournisseurs.
- Personnalisation : Personnalisez l'apparence de vos documents et définissez des textes par défaut.
- Export Comptable : Définissez les paramètres pour automatiser l’export de vos données comptables.
Mon Entreprise
Cette section vous permet de gérer les informations de base de votre entreprise.
- Dénomination, Adresse, Téléphone, Numéro de TVA, Forme juridique : Vous pouvez éditer toutes ces informations en cliquant sur le bouton "Modifier". Ces données sont utilisées pour générer automatiquement vos devis et factures.
- Logo de l'entreprise : Vous pouvez ajouter ou modifier votre logo en cliquant sur le bouton "Ajouter un logo". Les formats supportés sont : JPG, PNG, SVG, GIF avec une taille maximale de 5MB. Autant que possible, il convient de préférer les formats PNG et SVG qui offriront un rendu plus net à l’impression. De même, il n’y a aucune raison de charger un logo de trop grande taille qui ne ferait qu’allourdir les fichiers PDF sans aucune amélioration de la qualité. Une fois le logo chargé, vous avez la possibilité d'ajuster sa taille et au besoin de corriger son alignement par une rotation de l’image via les deux curseurs.
- Comptes bancaires : Gérez les comptes bancaires liés à votre entreprise.
- Ajouter un compte bancaire : Cliquez sur le bouton "Ajouter un compte bancaire" pour enregistrer un nouveau compte. Vous devrez renseigner le nom, le numéro de compte (IBAN) et le code BIC.
- Modifier un compte : L’icône “trois points” vous permet de modifier la description du compte et de préciser “Afficher sur les factures” pour qu'il apparaisse automatiquement sur vos documents. Vous pouvez également supprimer un compte en cliquant sur l'icône de la corbeille.
- Pièces jointes par défaut : Vous pouvez préciser ici un ou plusieurs fichiers (tels que vos conditions générales de vente ou CGV) qui seront automatiquement et systématiquement annexés aux mails d’envoi :
- de tous vos devis
- de toutes vos factures
Notez cependant que vous pouvez aussi annexer à la demande d’autres documents à vos envois de facture, devis et notes de crédit. Par contre il n’est pas possible de retirer de l’envoi les annexes automatiques référencées ici.
Peppol
La configuration "Peppol" est au cœur du logiciel. Elle vous permet d'enregistrer votre entreprise sur le réseau Peppol pour échanger des documents (principalement des factures et des notes de crédit) de manière électronique.
KYC (Know Your Customer) : Peppol souhaite prévenir toute fraude en s'assurant que seuls des acteurs légitimes participent aux transactions électroniques. Aussi nous devons vérifier l'identité des utilisateurs que nous ajoutons sur le réseau.
Avec Fidly, le KYC est automatique si vous vous inscrivez par l'intermédiaire de votre comptable déjà connu chez Bepay car il peut certifier votre identité.
Dans le cas contraire, l'envoi d'un copie d'une pièce d'identité de l'un des gérants mentionnés dans la plus récente publication aux annexes du Moniteur belge attestera de vos droits à représenter l'entreprise ou de votre identité si vous êtes un indépendant. Veuillez adresser ce document à kyc@fidly.be afin que votre inscription puisse être validée.
Enregistrement :
En cliquant sur le bouton "Enregistrer mon entreprise dans Peppol", votre entreprise est automatiquement enregistrée sur le réseau pour autant que les données nécessaires aient bien été encodées dans l’écran “Mon entreprise” et que la validation KYC soit en ordre. Les zones BCE, email, téléphone et un compte bancaire sont obligatoires. Cet enregistrement vous permet d'envoyer des documents électroniques via le logiciel. Lorsque les données nécessaires sont présentes, vous allez recevoir le message suivant :
Puis au bout de quelques secondes, en actualisant le statut :
Point d'attention important : Une entreprise ne peut avoir qu'un seul point d'accès pour la réception de documents électroniques sur le réseau Peppol. Si vous utilisez déjà un autre logiciel pour cette fonction, vous devrez d'abord vous désenregistrer de celui-ci avant d'activer la réception avec Fidly.
Réception de documents :
Pour recevoir des documents électroniques, vous devez activer l'option "Recevoir les documents via Peppol" lors de l’inscription, cette case étant cochée par défaut.
Plusieurs logiciels expéditeurs : Il est possible d'envoyer des factures électroniques depuis plusieurs logiciels différents.
Connexions bancaires
Cette section vous permet de lier directement vos comptes bancaires à l'application.
Si vous êtes connecté via votre fiduciaire, les données bancaires sont mises à disposition par le cabinet comptable, pour autant que vous lui en ayez donné l’accès. Dans le cas contraire, cette fonctionnalité peut être ajoutée et gérée par le service externe Ponto qui sécurise et automatise l'accès à vos données bancaires. Notez que ce service est soumis à un supplément sur votre abonnement Fidly.
- Autoriser la connexion : En cliquant sur "Autoriser connexion bancaire", vous serez redirigé vers l'interface de Ponto où vous pourrez choisir votre banque et lier vos comptes. Cela permet au logiciel de récupérer automatiquement vos transactions pour faciliter le lettrage de vos factures et notes de crédit.
Lorsque la connexion sera établie vous pourrez contrôler ici que les données ont bien été mise à jour récemment :
Email Monitoré
Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser l'import de vos factures fournisseurs en les envoyant à l’adresse qui sera générée pour vous.
- Adresse e-mail unique : Le système génère une adresse e-mail unique pour votre entreprise, composée d'une suite de chiffres et de lettres sécurisée, suivi de @docmail.fidly.be.
- Fonctionnement : Il suffit de transférer les e-mails de vos fournisseurs contenant des factures à cette adresse. Les pièces jointes (factures) seront alors automatiquement importées et déposées dans vos documents entrants, prêtes à être traitées.
Personnalisation
Cette section est dédiée à la personnalisation des documents produits et de leur expédition par email. Elle comporte trois sous-sections :
- Adresse email avec domaine personnalisé
- Modèles d’email personnalisés
- Couleurs personnalisées pour vos documents PDF
1. Adresse email avec domaine personnalisé
Vous avez la possibilité d'utiliser votre propre nom de domaine pour l'envoi des e-mails, en remplacement de l'adresse par défaut (invoicer@fidly.be).
- Configuration DNS : Pour utiliser votre propre domaine (ex:
factures@mondomaine.be), vous devez ajouter des enregistrements DNS (CNAME, MX et TXT) fournis par le logiciel à votre configuration de nom de domaine. Cette opération s'effectue auprès de votre hébergeur. - Validation : Une fois les enregistrements DNS ajoutés, un délai de quelques minutes à 48 heures est nécessaire pour la propagation et la validation. Le système vous indique l'état de la configuration et les enregistrements manquants.
- Utilisation : Une fois la configuration validée, si l'adresse e-mail de votre entreprise utilise ce domaine, elle sera automatiquement utilisée comme adresse d'expédition par défaut pour les e-mails.
Pourquoi cette configuration via le DNS ?
Ces enregistrements DNS sont essentiels pour la délivrabilité de vos e-mails. Ils agissent comme des mécanismes d'authentification qui permettent aux serveurs de messagerie de vérifier l'authenticité de vos messages. Cela empêche les e-mails d'être marqués comme spam ou rejetés par les destinataires, et protège votre domaine contre les tentatives de phishing et l'usurpation d'identité.
Notez que si votre adresse email ne réfère pas à un domaine qui vous appartient (par exemple une adresse xxxx@gmail.com ou xxxx@outlook.com) alors elle ne sera pas utilisée comme expéditeur de vos devis et factures (ce sera invoicer@fidly.be) mais comme adresse reply-to . De cette façon l’envoi aura les meilleures chances d’arriver au destinataire et les réponses de vos interlocuteurs vous seront automatiquement adressées.
2. Modèles d’emails personnalisés
Fidly propose des textes génériques par défaut pour les email d’envois des factures, devis et note de crédit. Il propose aussi un texte de base pour le texte introductif du devis. Ces textes peuvent être modifiés au moment de l’envoi selon vos besoins. Il est toutefois probable que vous souhaitez des textes plus personnalisés et mieux adaptés à votre métier sans devoir les modifier à chaque envoi. Il vous est donc loisible de créer d’autres modèles pour chacun de ces usages. La liste de base des modèles comporte 7 “modèles de base” :
En pressant sur le bouton “ + Personnaliser ” vous pourrez éditer le texte et le compléter à votre guise comme dans cet exemple :
Dès que celui-ci est ajouté, il remplace le modèle standard par défaut. Si plusieurs modèles existent pour une même type, alors un de ceux-ci sera désigné comme modèle par défaut mais vous pourrez librement choisir celui qui convient le mieux au moment de la création du mail.
Notez toutefois que pour les envois automatisés de rappels, ce sera systématiquement le modèle par défaut qui sera utilisé.
Rappelons que pour faire référence au numéro effectif de la facture concernée dans le sujet ou dans le texte, vous pouvez utiliser le code conventionnel #INVOICENB# qui sera automatiquement remplacé par le numéro adéquat.
3. Couleurs des factures et devis
- Vous pouvez personnaliser les couleurs de vos documents (factures et devis) pour qu'elles s'harmonisent avec le logo de votre entreprise.
- Couleurs personnalisables : Vous pouvez modifier la couleur du fond et du texte pour l'en-tête, ainsi que pour les lignes paires et impaires du tableau des articles dans les factures et devis.
- Aperçu et enregistrement : Le bouton "Générer un exemple" vous permet de prévisualiser les changements avant de les enregistrer définitivement avec le bouton "Enregistrer".
Export Comptable
Cette section vous permet de configurer les règles de validation et d'export de vos documents vers votre cabinet comptable.
- Lien avec la fiduciaire : Fidly a été spécialement conçu, non seulement pour vous simplifier la création et la réception des factures et documents associés mais aussi pour faciliter le transfert de ces documents vers votre fiduciaire. Si vous avez installé le logiciel via un lien proposé par votre fiduciaire, la configuration de ce lien est déjà réalisée.
- Règles de validation automatique : Pour simplifier plus encore la transmission des données vers la fiduciaire, vous pouvez activer des règles pour valider automatiquement vos documents, ce qui les rendra définitifs et non modifiables. A défaut ce sera à vous de le faire avec les boutons “Approuver” dans la fiche synthétique du document.
- Valider automatiquement à l'envoi : Lorsque cette option est activée, les factures et notes de crédit que vous envoyez sont automatiquement validées et envoyées à votre comptable.
- Valider automatiquement (entrants - ajout manuel) : Cette règle valide automatiquement les documents que vous ajoutez manuellement via la fonctionnalité glisser-déposer, l'email monitoré ou l'application mobile.
- Valider automatiquement (entrants - Peppol) : Les documents reçus via le réseau Peppol sont automatiquement validés dès leur réception.
Rappels
Cette section vous permet de paramétrer les rappels automatiques que Fidly envoie pour vous aider à recouvrer vos factures impayées.
- Activer les rappels automatiques par défaut : Ce bouton vous permet d'activer ou de désactiver globalement l'envoi de rappels. Par défaut, cette option n’est pas activée. Notez que, lorsqu’elle est activée, vous pourrez toujours désactiver cette fonction pour des factures ou des abonnements spécifiques lors de leur création.
- Paramétrage des rappels : Vous pouvez personnaliser la fréquence d'envoi des rappels en modifiant les jours après l'échéance pour les premier puis éventuellement deuxième et troisième rappels. Si le nombre de jour est laissé à 0 comme ci-dessous pour le 3e rappel alors ce rappel ne sera pas automatiquement expédié.
