Paramètres et personnalisation du logiciel

• Paramètres et personnalisation
• Mon Entreprise
• Peppol
• Enregistrement :
• Réception de documents :
• Options d'envoi Peppol :
• Connexions bancaires
• Email Monitoré
• Personnalisation
• 1. Marques et styles
• 2. Adresse email avec domaine personnalisé
• 3. Modèles d’emails personnalisés
• 4. Mentions légales
• Export Comptable
• Rappels
• Journaux
• 1. Structure générale des journaux de facturation
• 2. Configuration des Documents Entrants
• 3. Ajouter un nouveau journal
• API

Paramètres et personnalisation

Cette section vous permet de configurer et de personnaliser l'application pour qu'elle corresponde aux besoins de votre entreprise.

• Mon Entreprise : Gérez les informations de base de votre entreprise (nom, adresse, téléphone, logo) et la liste des comptes bancaires.
• Peppol : Configurez la facturation électronique pour envoyer et recevoir des factures via le réseau Peppol.
• Connexions bancaires : Lie votre compte bancaire à l'application pour automatiser la gestion de vos transactions.
• Email Monitoré : Configurez une adresse e-mail pour importer automatiquement les factures de vos fournisseurs.
• Personnalisation : Personnalisez l'apparence de vos documents et définissez des textes par défaut.
• Export Comptable : Définissez les paramètres pour automatiser l’export de vos données comptables.
• Rappels : Activez des rappels automatisés lorsque le paiement se fait attendre.
• Journaux : Définissez des journaux comptables adaptés à vos habitudes de gestion.

Mon Entreprise

Cette section vous permet de gérer les informations de base de votre entreprise.

• N° BCE, Dénomination, Adresse, Téléphone, Forme juridique, Site web : Vous pouvez éditer toutes ces informations en cliquant sur le bouton "Modifier". Ces données sont utilisées pour générer automatiquement vos devis et factures.
• Email : C’est l’adresse email qui sera utilisée pour l’envoi de vos factures et autres documents pour autant que le domaine soit validé (voir ci dessous : Paramètres et personnalisation du logiciel - 2. Adresse email avec domaine personnalisé ) C’est évidemment impossible avec gmail.com , outlook.com etc qui ne peuvent vous appartenir. Dans ce cas l’adresse d’envoi sera invoicer@fidly.be mais votre adresse sera l’adresse de réponse automatique de telle manière que vos correspondants vous répondent directement.
• Comptes bancaires : Gérez les comptes bancaires liés à votre entreprise.
• Ajouter un compte bancaire : Cliquez sur le bouton "Ajouter un compte bancaire" pour enregistrer un nouveau compte. Vous devrez renseigner le nom, le numéro de compte (IBAN) et le code BIC.
• Modifier un compte : L’icône “trois points” vous permet de modifier la description du compte et de préciser “Afficher sur les factures” pour qu'il apparaisse automatiquement sur vos documents. Vous pouvez également supprimer un compte en cliquant sur l'icône de la corbeille.

• Pièces jointes par défaut : Vous pouvez préciser ici un ou plusieurs fichiers (tels que vos conditions générales de vente ou CGV) qui seront automatiquement et systématiquement annexés aux mails d’envoi :
• de tous vos devis
• de toutes vos factures

Notez cependant que vous pouvez aussi annexer à la demande d’autres documents à vos envois de facture, devis et notes de crédit. Par contre il n’est pas possible de retirer de l’envoi les annexes automatiques référencées ici.

Peppol

La configuration "Peppol" est au cœur du logiciel. Elle vous permet d'enregistrer votre entreprise sur le réseau Peppol pour échanger des documents (principalement des factures et des notes de crédit) de manière électronique.

KYC (Know Your Customer) : Peppol souhaite prévenir toute fraude en s'assurant que seuls des acteurs légitimes participent aux transactions électroniques. Aussi nous devons vérifier l'identité des utilisateurs que nous ajoutons sur le réseau.

Avec Fidly, le KYC est automatique si vous vous inscrivez par l'intermédiaire de votre comptable déjà connu chez Bepay car il peut certifier votre identité.

Dans le cas contraire, l'envoi d'un copie d'une pièce d'identité de l'un des gérants mentionnés dans la plus récente publication aux annexes du Moniteur belge attestera de vos droits à représenter l'entreprise ou de votre identité si vous êtes un indépendant. Veuillez adresser ce document à kyc@fidly.be afin que votre inscription puisse être validée.

Enregistrement :

En cliquant sur le bouton "Enregistrer mon entreprise dans Peppol", votre entreprise est automatiquement enregistrée sur le réseau pour autant que les données nécessaires aient bien été encodées dans l’écran “Mon entreprise” et que la validation KYC soit en ordre. Les zones BCE, email, téléphone et un compte bancaire sont obligatoires. Cet enregistrement vous permet d'envoyer des documents électroniques via le logiciel. Lorsque les données nécessaires sont présentes, vous allez recevoir le message suivant :

Puis au bout de quelques secondes, en actualisant le statut :

Réception de documents :

Pour recevoir des documents électroniques, vous devez activer l'option "Recevoir les documents via Peppol" lors de l’inscription, cette case étant cochée par défaut.

Options d'envoi Peppol :

Vous pouvez sélectionner ici le mode d’envoi par défaut de vos documents lorsque le destinataire est aussi enregistré sur Peppol :

• Soit uniquement via Peppol (recommandé : évite au destinataires de recevoir via deux canaux et de payer deux fois ce qui engendre des complications)
• Soit Peppol + mail : le document PDF est aussi envoyé par email.

Bien sûr si votre client n’est pas enregistré Peppol (particulier ou étranger) seul l’envoi via email sera réalisé.

Connexions bancaires

Cette section vous permet de lier directement vos comptes bancaires à l'application.

Si vous êtes connecté via votre fiduciaire, les données bancaires sont mises à disposition par le cabinet comptable, pour autant que vous lui en ayez donné l’accès. Dans le cas contraire, cette fonctionnalité peut être ajoutée et gérée par le service externe Ponto qui sécurise et automatise l'accès à vos données bancaires. Notez que ce service est soumis à un supplément sur votre abonnement Fidly.

• Autoriser la connexion : En cliquant sur "Autoriser connexion bancaire", vous serez redirigé vers l'interface de Ponto où vous pourrez choisir votre banque et lier vos comptes. Cela permet au logiciel de récupérer automatiquement vos transactions pour faciliter le lettrage de vos factures et notes de crédit.

Lorsque la connexion sera établie vous pourrez contrôler ici que les données ont bien été mise à jour récemment :

Email Monitoré

Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser l'import de vos factures fournisseurs en les envoyant à l’adresse qui sera générée pour vous.

• Trois adresses e-mail pour trois usages : pour une gestion plus fine des destinations de vos documents, trois adresses vous sont proposées, composée d'une suite de chiffres et de lettres sécurisée, suivi de @docmail.fidly.be. Les indications -purchase (achat), -sale (vente) ou -other (autre) sont exactement parallèles aux trois casiers pour le dépôt manuel des documents.
• Fonctionnement : Il suffit de transférer les e-mails de vos fournisseurs contenant des factures à l’adresse -purchase. Les pièces jointes (factures) seront alors automatiquement importées et déposées dans vos documents entrants, prêtes à être traitées. De même les deux autres peuvent être utilisées pour des factures de vente que vous émettez avec un autre logiciel que Fidly et pour les documents divers.

Personnalisation

1. Marques et styles

Ce premier bloc de personnalisation vous permet de définir une ou plusieurs “marques” qui produiront des factures et documents avec un layout plus spécifique. C’est particulièrement utile si votre entreprise commercialise des produits sous plusieurs noms ou au départ de plusieurs implantations.

Pour chaque “marque”, cliquez sur les trois points en haut à droite du cadre puis “Modifier” ou demander d’”Ajouter une marque et styles” et vous allez pouvoir choisir un logo, spécifique, une palette de couleur en rapport à celui-ci, un modèle de document et une série d’option d’affichage.

• Nom de la marque : il s’agit seulement de donner un nom à votre bloc de styles pour pouvoir sélectionner celui qui convient dans d’autres écrans. La case de droite permet de désigner celui qui est automatiquement présélectionné.
• Logo : Vous pouvez ajouter ou modifier votre logo en cliquant sur le bouton "Ajouter un logo". Les formats supportés sont : JPG, PNG, SVG, GIF avec une taille maximale de 5MB. Autant que possible, il convient de préférer les formats PNG et SVG qui offriront un rendu plus net à l’impression. De même, il n’y a aucune raison de charger un logo de trop grande taille qui ne ferait qu’allourdir les fichiers PDF sans aucune amélioration de la qualité. Une fois le logo chargé, vous avez la possibilité d'ajuster sa taille et au besoin de corriger son alignement par une rotation de l’image via les deux curseurs.

• Modèle de document : Quatre modèles sont disponibles pour donner à vos factures un aspect plus personnalisé. Les “modèles” jouent essentiellement sur la disposition des textes et seront utilement complétés par le choix de couleurs appropriées.

• Couleurs des factures et devis : Vous pouvez personnaliser les couleurs de vos documents pour qu'elles s'harmonisent avec le logo de votre entreprise. Vous pouvez modifier la couleur du fond et du texte pour l'en-tête, ainsi que pour les lignes paires et impaires du tableau des articles dans les factures et devis ainsi que le titres de section.
• Options d’affichage : Quelques options supplémentaires sont encore disponibles pour afiner la personnalisation de vos documents en vous permettant de :
• Désactiver le QR codes sur les factures si vous ne souhaitez pas afficher ces codes
• Afficher l’email, le site web ou le numéro de téléphone de la société
• Afficher les codes produits dans les libellés du corps de la facture
• Aperçu et enregistrement : Le bouton "Générer un exemple" vous permet de prévisualiser les changements sur une facture factice dès que vous aurez enregistré les modifications avec le bouton "Enregistrer".

2. Adresse email avec domaine personnalisé

3. Modèles d’emails personnalisés

Fidly propose des textes génériques par défaut pour les email d’envois des factures, devis et note de crédit. Il propose aussi un texte de base pour le texte introductif du devis. Ces textes peuvent être modifiés au moment de l’envoi selon vos besoins. Il est toutefois probable que vous souhaitez des textes plus personnalisés et mieux adaptés à votre métier sans devoir les modifier à chaque envoi. Il vous est donc loisible de créer d’autres modèles pour chacun de ces usages. La liste de base des modèles comporte 7 “modèles de base” :

En pressant sur le bouton “ + Personnaliser ” vous pourrez éditer le texte et le compléter à votre guise comme dans cet exemple :

Dès que celui-ci est ajouté, il remplace le modèle standard par défaut. Si plusieurs modèles existent pour une même type, alors un de ceux-ci sera désigné comme modèle par défaut mais vous pourrez librement choisir celui qui convient le mieux au moment de la création du mail.

Notez toutefois que pour les envois automatisés de rappels, ce sera systématiquement le modèle par défaut qui sera utilisé.

Rappelons que pour faire référence au numéro effectif de la facture concernée dans le sujet ou dans le texte, vous pouvez utiliser le code conventionnel #INVOICENB# qui sera automatiquement remplacé par le numéro adéquat.

4. Mentions légales

Ce cadre vous permet de préenregistrér des mentions qui seront automatiquement ajoutées à vos factures mais qui reste modifiables au cas par cas.

Export Comptable

Cette section vous permet de configurer les règles de validation et d'export de vos documents vers votre cabinet comptable.

• Lien avec la fiduciaire : Fidly a été spécialement conçu, non seulement pour vous simplifier la création et la réception des factures et documents associés mais aussi pour faciliter le transfert de ces documents vers votre fiduciaire. Si vous avez installé le logiciel via un lien proposé par votre fiduciaire, la configuration de ce lien est déjà réalisée.
• Règles de validation automatique : Pour simplifier plus encore la transmission des données vers la fiduciaire, vous pouvez activer des règles pour valider automatiquement vos documents, ce qui les rendra définitifs et non modifiables. A défaut ce sera à vous de le faire avec les boutons “Approuver” dans la fiche synthétique du document.
• Valider automatiquement à l'envoi : Lorsque cette option est activée, les factures et notes de crédit que vous envoyez sont automatiquement validées et envoyées à votre comptable.
• Valider automatiquement (entrants - ajout manuel) : Cette règle valide automatiquement les documents que vous ajoutez manuellement via la fonctionnalité glisser-déposer, l'email monitoré ou l'application mobile.
• Valider automatiquement (entrants - Peppol) : Les documents reçus via le réseau Peppol sont automatiquement validés dès leur réception.

Rappels

Cette section vous permet de paramétrer les rappels automatiques que Fidly envoie pour vous aider à recouvrer vos factures impayées.

• Activer les rappels automatiques par défaut : Ce bouton vous permet d'activer ou de désactiver globalement l'envoi de rappels. Par défaut, cette option n’est pas activée. Notez que, lorsqu’elle est activée, vous pourrez toujours désactiver cette fonction pour des factures ou des abonnements spécifiques lors de leur création.
• Paramétrage des rappels : Vous pouvez personnaliser la fréquence d'envoi des rappels en modifiant les jours après l'échéance pour les premier puis éventuellement deuxième et troisième rappels. Si le nombre de jour est laissé à 0 comme ci-dessous pour le 3e rappel alors ce rappel ne sera pas automatiquement expédié.

Journaux

Cette page de paramétrage vous permet de configurer les différents journaux comptables utilisés par l'application, ainsi que les règles de numérotation automatique appliquées à vos documents de vente, d'autofacturation (si nécessaire) et d'achat.

1. Structure générale des journaux de facturation

Les journaux de facturation sont répartis en quatre catégories d'émission :

• Ventes — Factures : Journaux appliqués à la création de factures de vente.
• Ventes — Notes de crédit : Journaux appliqués à l'émission de notes de crédit de vente.
• Autofacturation — Achats : Journaux destinés à l'émission de factures d'achat pour le compte de tiers (autofacturation).
• Autofacturation — Notes de crédit sur achats : Journaux destinés à l'émission de notes de crédit en autofacturation.

Pour chacune de ces catégories, un tableau détaille la configuration actuelle :

2. Configuration des Documents Entrants

La section Documents entrants permet de gérer les journaux de réception pour vos documents d'achats importés ou scannés dans Fidly.

Le tableau comprend les colonnes suivantes :

• NOM : Intitulé du journal d'entrée (ex. Journal d'achats, Achats 2).
• STATUT : État d'activité (Actif).
• TYPE ENTRANT : Catégorie des flux entrants (ex. Achats).
• PAR DÉFAUT : Définit quel journal est utilisé prioritairement pour l'importation des pièces d'achat (Oui / Non).
• ACTIONS : Permet de modifier, activer ou supprimer le journal entrant.

3. Ajouter un nouveau journal

Pour chaque section (Ventes, Autofacturation ou Documents entrants), vous disposez d'un bouton + Ajouter situé en haut à droite du tableau correspondant. Cliquer sur ce bouton ouvre le formulaire de création pour définir les paramètres du nouveau journal.

Le nom est libre par contre le code préfixe est limité à 3 caractères majuscules. Il servira de préfixe aux n° des factures et notre de crédit produites. Dans la portée, vous indiquez le terme au bout du quel la numérotation des documents revient à 1. Il est cependant possible de commencer un journal avec un numéro supérieur à 1 pour faire suite à une séquence déjà commencée.

Plusieurs formats sont proposés combinant le préfixe puis une variante du millésime en deux (YY) ou quatre (YYYY) chiffre avec éventuellement le numéro du mois (MM) et enfin le numéro de séquence du document dans la série.

Enfin, une compte bancaire par défaut est associé à chaque journal.

API

L'onglet API vous permet d'interconnecter Fidly avec vos autres logiciels métiers (logiciel de caisse, CRM, ERP) afin d'automatiser les échanges de données et la création directe de factures.

👉 Pour découvrir le fonctionnement général et configurer vos accès, consultez la page API et intégrations