Deze pagina is het hoofddashboard voor het beheer van alle documenten die je ontvangt, voornamelijk leveranciersfacturen en creditnota's, maar ook andere soorten documenten. Je kunt hun status controleren, boekhoudkundige acties uitvoeren en een overzicht krijgen van je leveranciersschulden.
1. Dashboardoverzicht
Bovenaan de pagina geeft een visueel overzicht je een snel overzicht van de status van je documenten over de geselecteerde periode:
- Betaald: Totaalbedrag en aantal facturen die je al hebt betaald.
- Onbetaald: Totaalbedrag en aantal openstaande facturen die nog betaald moeten worden.
- Achterstallig: Totaalbedrag en aantal facturen waarvan de vervaldatum is verstreken en die nog op betaling wachten.
- Te definiëren: Het totale bedrag en aantal documenten dat nog niet is geclassificeerd of dat nog op actie van jouw kant wacht.
2. Filters en zoekbalk
Net onder het dashboard vind je opties om te filteren en te zoeken naar je documenten:
- Filters op status: Met de tabbladen "Alle", "Onbekend" en "Betaald" kun je alleen een specifieke categorie documenten weergeven. Het getal naast elk tabblad geeft het aantal documenten in die categorie voor de geselecteerde periode aan.
- Zoekbalk: Je kunt een specifiek document zoeken door de naam van de leverancier, de bestandsnaam of een deel van het bedrag in de zoekbalk te typen.
3. De documententabel
Dit is het belangrijkste deel van de pagina, waar elke rij een inkomend document voorstelt. De tabel bevat de volgende kolommen:
- Type: Geeft het type document aan (bijvoorbeeld "Aankoop", "Andere").
- Verstrekker: De naam van de leverancier die het document heeft uitgegeven.
- Bestandsnaam: De originele naam van het bestand dat is geüpload.
- Bedrag incl. btw: Het totale bedrag van het document, inclusief alle belastingen.
- Datum: De datum waarop het document is uitgegeven.
- Betaling: De betalingsstatus van het document. Deze kan "Betaald", "Niet betaald" of "Onbekend" zijn.
- Status (boekhouding): De status van de boekhoudkundige verwerking van het document. "In behandeling" betekent dat het nog niet verwerkt of geboekt is.
4. Mogelijke acties
- De periode wijzigen: Via het vervolgkeuzemenu "Periode" rechtsboven kun je "Dit kwartaal", "Deze maand", "Dit jaar" of een andere periode selecteren om de overeenkomstige documenten voor de documentdatum (meestal de factuurdatum) weer te geven. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de uploaddatum van het document. Bijgevolg worden oude documenten bij het laden automatisch heringedeeld in het overeenstemmende kwartaal en verdwijnen ze vaak uit het standaardvenster.
- Downloaden: Vink het selectievakje voor één of meer documenten aan en klik vervolgens op de knop 'Downloaden' rechtsboven om te beginnen met het voorbereiden van een ZIP-gecomprimeerd bestand dat de originele bestanden van de geselecteerde facturen of creditnota's bevat. Als het aantal bestanden groot is of de originelen erg volumineus, is het mogelijk dat er meerdere ZIP-bestanden worden aangemaakt met index 1, 2, 3 etc. Zodra de bestanden klaar zijn, verschijnt er een melding dat ze beschikbaar zijn:
Door erop te klikken ga je naar de downloadlijst, die ook toegankelijk is via het menu "Resources" onder je login.
- Goedkeuren: Vink het selectievakje voor een of meer documenten aan en klik vervolgens op de knop 'Goedkeuren' in de rechterbovenhoek om aan te geven dat je deze facturen goedkeurt en dat ze dus door je gevolmachtigde kunnen worden geboekt.
Let op: als uw account gekoppeld is aan een Bepay aangesloten trustee, dan zullen de goedgekeurde documentgegevens automatisch beschikbaar komen voor de trustee in de Bepay applicatie of boekhoudsoftware van de trustee, afhankelijk van de afspraken tussen de trustee en Bepay.
Opmerking: als u wilt, kan de goedkeuring automatisch plaatsvinden zodra het document is geladen als deze optie is gevalideerd in de .
Documenten laden
In het gedeelte 'Documenten uploaden' kunt u eenvoudig uw facturen en andere documenten direct in Fidly importeren. Als het linkermenu is uitgebreid, heb je toegang tot 3 archiefgebieden, terwijl als het menu is samengeperst alleen het vak "Inkoop" het meest moet worden gebruikt.
1. Document uploaden
Je kunt je bestanden op twee manieren uploaden:
- Slepen en neerzetten: Sleep je bestanden van je computer en zet ze neer in de overeenkomstige zone (bijvoorbeeld "Leveranciersfacturen" of "Overige documenten").
- Klik om te selecteren: Klik op de zone om de bestandsverkenner van je computer te openen en selecteer de documenten die je wilt uploaden.
2. Limieten en toegelaten formaten
- Limiet grootte: Elk bestand mag niet groter zijn dan 10 MB.
- Toegestane formaten: De volgende formaten worden ondersteund: PDF, XML en afbeeldingen (JPG, JPEG, PNG).
3. Categorieën documenten
- Inkoopdocumenten: Voor facturen en creditnota's met betrekking tot bedrijfsaankopen.
- Verkoopdocumenten : Voor facturen en creditnota's die je hebt uitgegeven.
- Overige documenten: Voor alle andere soorten documenten die je wilt opslaan.
4. Tip voor Mac-gebruikers
Als je de Mac-toepassing gebruikt, kun je je bestanden rechtstreeks naar het toepassingspictogram in je Dock slepen om het laden te starten.
5. Uploaden via de mobiele applicatie
Met de mobiele applicatie van Fidly kun je documenten direct fotograferen, met name tickets, die direct worden geüpload en herkend in je lijst met binnenkomende documenten.
