Instellingen en aanpassingen
In dit gedeelte kun je de applicatie configureren en aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
- Mijn Bedrijf: Beheer de basisinformatie van je bedrijf (naam, adres, telefoonnummer, logo) en de lijst met bankrekeningen.
- Peppol : Stel elektronische facturatie in om facturen te versturen en te ontvangen via het Peppol netwerk.
- Bankverbindingen: Koppel je bankrekening aan de applicatie om het beheer van je transacties te automatiseren.
- Bewaakte e-mail: Stel een e-mailadres in om facturen van je leveranciers automatisch te importeren.
- Personalisatie: Pas het uiterlijk van je documenten aan en definieer standaardteksten.
- Boekhouding exporteren: Stel de parameters in om de export van je boekhoudgegevens te automatiseren.
Mijn bedrijf
In dit gedeelte kun je de basisgegevens van je bedrijf beheren.
- Naam, Adres, Telefoonnummer, BTW-nummer, Rechtsvorm: U kunt al deze informatie bewerken door op de knop "Bewerken" te klikken. Deze gegevens worden gebruikt om je offertes en facturen automatisch te genereren.
- Bedrijfslogo: U kunt uw logo toevoegen of wijzigen door op de knop "Een logo toevoegen" te klikken. De ondersteunde formaten zijn : JPG, PNG, SVG, GIF met een maximale grootte van 5MB. Indien mogelijk verdienen PNG- en SVG-formaten de voorkeur, omdat deze een scherpere weergave geven bij het afdrukken. Er is ook geen reden om een te groot logo te uploaden, omdat dit de PDF-bestanden alleen maar zwaarder zou maken zonder enige kwaliteitsverbetering. Zodra het logo is geüpload, kun je de grootte aanpassen en, indien nodig, de uitlijning corrigeren door de afbeelding te roteren met behulp van de twee schuifregelaars.
- Bankrekeningen: Beheer de bankrekeningen die aan je bedrijf zijn gekoppeld.
- Een bankrekening toevoegen: Klik op de knop "Een bankrekening toevoegen" om een nieuwe rekening te registreren. Je moet de naam, het rekeningnummer (IBAN) en de BIC-code invoeren.
- Een rekening wijzigen: Gebruik het "drie puntjes" icoon om de beschrijving van de rekening te wijzigen en geef"Toon op facturen" op zodat deze automatisch op je documenten verschijnt. Je kunt een rekening ook verwijderen door op het prullenbakicoon te klikken.
- Standaardbijlagen: Hier kunt u een of meer bestanden opgeven (zoals uw algemene verkoopvoorwaarden of AV) die automatisch en systematisch worden bijgevoegd bij de e-mails die u verstuurt:
- al uw offertes
- al uw facturen
Op verzoek kunt u ook andere documenten bij uw facturen, offertes en creditnota's voegen. Je kunt de automatische bijlagen die hier worden vermeld echter niet verwijderen.
Peppol
De Peppol-configuratie vormt het hart van de software. Hiermee kun je je bedrijf registreren op het Peppol-netwerk om documenten (voornamelijk facturen en creditnota's) elektronisch uit te wisselen.
KYC (ken uw klant): Peppol wil fraude voorkomen door ervoor te zorgen dat alleen legitieme partijen betrokken zijn bij elektronische transacties. Daarom moeten we de identiteit controleren van de gebruikers die we aan het netwerk toevoegen.
Bij Fidly is KYC automatisch als je je aanmeldt via je accountant die al bekend is bij Bepay omdat hij je identiteit kan certificeren.
Anders kunt u een kopie van het identiteitsbewijs van een van de managers die vermeld staan in de meest recente publicatie in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad opsturen om uw recht om het bedrijf te vertegenwoordigen te certificeren of uw identiteit als u een zelfstandige bent. Stuur dit document naar kyc@fidly.be zodat uw inschrijving kan worden gevalideerd.
Inschrijving :
Door op de knop "Registreer mijn bedrijf bij Peppol" te klikken, wordt je bedrijf automatisch geregistreerd op het netwerk voor zover de nodige gegevens ingevuld zijn in het scherm "Mijn bedrijf" en de KYC-validatie in orde is. De velden BCE, e-mail, telefoon en bankrekening zijn verplicht. Deze registratie stelt je in staat om elektronische documenten te versturen via de software. Wanneer de benodigde gegevens aanwezig zijn, ontvang je het volgende bericht:
Dan, na een paar seconden, door het bijwerken van de status :
Belangrijke opmerking: Een bedrijf kan maar één toegangspunt hebben voor het ontvangen van elektronische documenten op het Peppol-netwerk. Indien je al een andere software gebruikt voor deze functie, moet je je eerst uitschrijven bij deze software vooraleer je de ontvangst met Fidly activeert.
Documenten ontvangen :
Om elektronische documenten te ontvangen, moet je bij het registreren de optie "Documenten ontvangen via Peppol" activeren, aangezien dit vakje standaard aangevinkt staat.
Meerdere verzendapplicaties: Het is mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit verschillende applicaties.
Bankverbindingen
Dit onderdeel laat je toe om je bankrekeningen rechtstreeks te koppelen aan de applicatie.
Als u bent gekoppeld via uw zaakwaarnemer, worden de bankgegevens beschikbaar gesteld door het boekhoudkantoor, mits u dit toegang heeft gegeven. Anders kan deze functionaliteit worden toegevoegd en beheerd door de externe Ponto-service, die de toegang tot uw bankgegevens beveiligt en automatiseert. Houd er rekening mee dat voor deze service een toeslag op je Fidly abonnement geldt.
- Autoriseer verbinding: Als u op "Autoriseer bankverbinding" klikt, wordt u doorgestuurd naar de Ponto interface waar u uw bank kunt kiezen en uw rekeningen kunt koppelen. Hierdoor kan de software automatisch uw transacties ophalen om het beletteren van uw facturen en creditnota's te vergemakkelijken.
Als de verbinding tot stand is gebracht, kunt u hier controleren of de gegevens onlangs zijn bijgewerkt:
E-mail monitoring
Met deze functie kun je de import van je leveranciersfacturen automatiseren door ze naar het voor jou gegenereerde adres te sturen.
- Uniek e-mailadres: Het systeem genereert een uniek e-mailadres voor jouw bedrijf, bestaande uit een beveiligde reeks cijfers en letters, gevolgd door @docmail.fidly.be.
- Hoe het werkt: Het enige wat je moet doen is e-mails van je leveranciers met facturen doorsturen naar dit adres. De bijlagen (facturen) worden dan automatisch geïmporteerd en in je inkomende documenten geplaatst, klaar om verwerkt te worden.
Aanpassing
Dit gedeelte is gewijd aan het aanpassen van de documenten die je produceert en verzendt via e-mail. Het bestaat uit drie subsecties:
- E-mailadres met gepersonaliseerd domein
- Gepersonaliseerde e-mailsjablonen
- Aangepaste kleuren voor uw PDF-documenten
1. E-mailadres met gepersonaliseerd domein
Je kunt je eigen domeinnaam gebruiken om e-mails te versturen, ter vervanging van het standaardadres(invoicer@fidly.be).
- DNS-configuratie: Om je eigen domein te gebruiken (bijv.
factures@mondomaine.be), moet je de DNS-records (CNAME, MX en TXT) die door de software worden geleverd, toevoegen aan je domeinnaamconfiguratie. Neem hiervoor contact op met je hostingprovider. - Validatie: Zodra de DNS-records zijn toegevoegd, nemen propagatie en validatie enkele minuten tot 48 uur in beslag. Het systeem toont je de status van de configuratie en eventuele ontbrekende records.
- Gebruik: Zodra de configuratie is gevalideerd, wordt dit domein automatisch gebruikt als het standaard doorstuuradres voor e-mails als het e-mailadres van je bedrijf dit domein gebruikt.
Waarom configureren via DNS?
Deze DNS-records zijn essentieel voor de bezorgbaarheid van uw e-mails. Ze fungeren als authenticatiemechanismen waarmee mailservers de authenticiteit van uw berichten kunnen controleren. Dit voorkomt dat e-mails als spam worden gemarkeerd of door ontvangers worden geweigerd en beschermt uw domein tegen phishingpogingen en identiteitsdiefstal.
Merk op dat als je e-mailadres niet verwijst naar een domein dat aan jou toebehoort (bijvoorbeeld een adres xxxx@gmail.com of xxxx@outlook.com), het niet zal worden gebruikt als afzender van je offertes en facturen (dit zal invoicer@fidly.be zijn) maar als antwoordadres. Op deze manier heeft de e-mail de beste kans om de ontvanger te bereiken en worden de antwoorden van je contactpersonen automatisch naar jou gestuurd.
2. Gepersonaliseerde e-mailsjablonen
Fidly biedt generieke standaardteksten voor het versturen van facturen, offertes en creditnota's. Het biedt ook een basistekst voor de introductietekst van de offerte. Deze teksten kunnen op het moment van verzenden worden aangepast aan uw behoeften, maar waarschijnlijk wilt u meer gepersonaliseerde teksten die beter zijn aangepast aan uw bedrijf zonder dat u ze bij elke verzending hoeft aan te passen. De basislijst met sjablonen bevat 7 "basissjablonen":
Door op de knop "+ Aanpassen " te drukken, kun je de tekst bewerken en naar wens aanvullen, zoals in dit voorbeeld:
Zodra dit sjabloon is toegevoegd, vervangt het het standaard standaardsjabloon. Als er meerdere sjablonen bestaan voor hetzelfde type, dan wordt een van deze sjablonen aangewezen als de standaardsjabloon, maar je bent vrij om de sjabloon te kiezen die het beste bij je past wanneer je de e-mail maakt.
Merk echter op dat voor automatische herinneringsmailings altijd de standaardsjabloon wordt gebruikt.
Onthoud dat je, om in het onderwerp of in de tekst te verwijzen naar het werkelijke nummer van de betreffende factuur, de conventionele code #INVOICENB# kunt gebruiken, die automatisch wordt vervangen door het juiste nummer.
3. Factuur- en schattingkleuren
- Je kunt de kleuren van je documenten (facturen en offertes) aanpassen aan je bedrijfslogo.
- Aanpasbare kleuren: Je kunt de achtergrond- en tekstkleur wijzigen voor de koptekst en voor de even en oneven rijen van de artikeltabel in facturen en offertes.
- Voorbeeld bekijken en opslaan: Met de knop "Genereer een voorbeeld" kun je een voorbeeld van de wijzigingen bekijken voordat je ze definitief opslaat met de knop "Opslaan".
Boekhoudkundige export
In dit gedeelte kun je de regels configureren voor het valideren en exporteren van je documenten naar je boekhoudkantoor.
- Fidly is speciaal ontworpen om niet alleen het maken en ontvangen van facturen en bijbehorende documenten te vereenvoudigen, maar ook om de overdracht van deze documenten naar je boekhouder te vergemakkelijken. Als je de software hebt geïnstalleerd via een link van je zaakwaarnemer, is deze link al geconfigureerd.
- Automatische validatieregels: Om het doorsturen van gegevens naar de zaakwaarnemer verder te vereenvoudigen, kun je regels activeren om je documenten automatisch te valideren, waardoor ze definitief en niet-wijzigbaar worden. Anders moet je dit zelf doen met de knoppen"Goedkeuren" op het overzichtsblad van het document.
- Automatisch valideren bij verzenden: Als deze optie is geactiveerd, worden de facturen en creditnota's die je verstuurt automatisch gevalideerd en naar je boekhouder gestuurd.
- Automatisch valideren (inkomend - handmatig toegevoegd): Deze regel valideert automatisch documenten die je handmatig toevoegt via drag & drop, gemonitorde e-mail of de mobiele app.
- Automatisch valideren (inkomend - Peppol): Documenten die binnenkomen via het Peppol netwerk worden automatisch gevalideerd zodra ze binnenkomen.
Herinneringen
In dit onderdeel kun je de automatische herinneringen instellen die Fidly stuurt om je te helpen bij het innen van onbetaalde facturen.
- Standaard automatische herinneringen activeren: Met deze knop kun je het versturen van herinneringen globaal activeren of deactiveren. Standaard is deze optie niet geactiveerd. Als deze optie is ingeschakeld, kun je deze functie altijd uitschakelen voor specifieke facturen of abonnementen wanneer deze worden aangemaakt.
- Herinneringsinstellingen: Je kunt de frequentie waarmee herinneringen worden verzonden aanpassen door het aantal dagen na de vervaldatum te wijzigen voor de eerste herinnering en, indien nodig, de tweede en derde herinnering. Als het aantal dagen op 0 staat, zoals hieronder getoond voor de 3e herinnering, dan wordt deze herinnering niet automatisch verzonden.
