Aan de slag met Fidly

Welkom bij Fidly! Deze korte handleiding helpt je om de essentiële functies van de software te leren kennen, zodat je binnen een paar minuten aan de slag kunt.

Overzicht van functies

Fidly is een alles-in-één e-facturatieoplossing die is ontworpen om je documentbeheer te vereenvoudigen. Hier is een overzicht van de belangrijkste functies die we kort behandelen, maar die je in detail kunt vinden op de andere pagina's van deze documentatie:

1. Documenten maken : Snel en eenvoudig facturen en offertes maken.
2. Klantenbeheer: Registreer en beheer je klanten.
3. Instellingen: Pas de software aan jouw bedrijf aan, inclusief het toevoegen van je logo, het registreren van je bankrekeningen en het beveiligen van je e-mails.
4. Peppol connectiviteit: Met Fidly kun je verbinding maken met het Europese Peppol netwerk om elektronische facturen te versturen en te ontvangen. Ga voor meer informatie over het Peppol-netwerk naar
   BOSA Peppol | BOSA
5. Automatisering: GebruikEmail Monitor om facturen van je leveranciers automatisch te importeren.
6. Boekhoudkundige export: Stuur je documenten rechtstreeks naar je boekhouder door de automatische validatieregels te activeren.

Geen tijd om de documentatie te lezen? Luister er dan naar!

De belangrijkste punten van Fidly in 6 minuten

Praktische oefening: Je eerste elektronische factuur

Om vertrouwd te raken met de software, volg je deze eenvoudige stappen om een factuur te maken en te versturen.

Stap 1: Maak verbinding met Fidly

1. Je hebt een e-mail ontvangen van je accountantskantoor met de uitnodiging om in te loggen op Fidly, of je hebt zelf een account aangemaakt via het daarvoor bestemde formulier op de website van Fidly:
   Bepay SRL FIDLY - Plateforme de facturation électronique belge
2. Open de pagina https://app.fidly.be in de browser van uw voorkeur. Voer je e-mailadres in (het e-mailadres waarvan je de e-mail hebt ontvangen) en het wachtwoord dat je hebt gekregen.
3. Scan de QR-code met je telefoon en voer de 6-cijferige verificatiecodes in. Wees gerust, je hoeft dit niet elke keer te doen als je inlogt!
4. Je bent nu op de dashboardpagina van Fidly.

Als je in dit stadium problemen ondervindt, raadpleeg dan de gedetailleerde pagina Inloggen - Uitnodiging om in te loggen .

Stap 2: Stel je bedrijf in

1. Open het gedetailleerde menu als je dat nog niet hebt gedaan (1 in de afbeelding hieronder)
2. Ga naar de sectie "Instellingen" in het hoofdmenu. (2)

1. Voeg in de subsectie "Mijn bedrijf" (3) uw bedrijfsgegevens toe (4 tot 7) en upload uw logo (8). Upload bijvoorbeeld een logo met een .png-formaat en een grootte van 300x150 pixels voor een optimale weergave op je facturen. Voeg ook minstens één bankrekening toe.
2. Registreer je bedrijf in de subsectie "Peppol" (9) om het verzenden van elektronische facturen te activeren. We raden je aan om ook de ontvangst te activeren.Houd er rekening mee dat de gegevens BCE, E-mail, Telefoon en een bankrekening essentieel zijn om de registratie te accepteren.

Als je in dit stadium problemen ondervindt, raadpleeg dan de gedetailleerde pagina Software-instellingen en -aanpassing - Mijn bedrijf .

Stap 3: Een nieuwe klant aanmaken

1. Ga naar de sectie "Directory", dan"Bedrijven" en klik op de knop "+ Een bedrijf toevoegen". Merk op dat je bij normaal gebruik ook direct vanaf de pagina Factuur toevoegen een bedrijf kunt aanmaken.
2. Voer gewoon het ECB-nummer (1)van je klant in en de basisinformatie zoals naam, adres en btw-nummer wordt automatisch ingevuld, mits het een Belgisch bedrijf is. Anders moet je de informatie zelf invullen. Je kunt ook het e-mailadres van je correspondent toevoegen: dit wordt standaard voorgesteld voor het verzenden van de factuur.

3. Je kunt het formulier opslaan met de knop "Toevoegen" (2) onderaan het kader.

Stap 4: Een factuur maken en versturen

1. Ga naar het gedeelte "Facturering" , vervolgens naar "Verkoopfacturen" en klik op "+ Factuur toevoegen".
2. Selecteer je klant in het uitklapmenu (1) en voeg eventueel de naam van een contactpersoon bij deze klant toe (2).
3. Voeg een regel toe voor een product of dienst. Als je bijvoorbeeld een bakkerij bent zoals in ons voorbeeld, voeg je de omschrijving "Diverse Weense gebakjes" (3), een hoeveelheid van "120" (4) en een prijs exclusief btw van "€1,25" (5) toe. Het standaard BTW-tarief is "21%".

4. Klik op "Opslaan & verzenden" (6). Er wordt een verzendscherm geopend waarin je de verzendmethode kunt kiezen en de e-mail kunt personaliseren. Als de klant is geregistreerd bij PEPPOL, wordt deze verzendmethode standaard voorgesteld (1) met bevestiging per e-mail. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om alleen via PEPPOL te verzenden of via een gewone e-mail, en het adres van je correspondent is automatisch toegevoegd als ontvanger (2).

5. In het veld "E-mailsjabloon"(3) kun je kiezen uit voorgedefinieerde sjablonen voor initiële mailings, eerste herinneringen, enz. De inhoud van het bericht is vooraf ingevuld, maar je kunt het indien nodig aanpassen (4). De factuur wordt automatisch bijgevoegd.
6. Klik op "Verzenden" (5). De factuur wordt dan automatisch gemaild naar je klant en doorgestuurd via het Peppol netwerk als de klant daarmee geregistreerd is.
7. Terug op de overzichtsfiche van de factuur kun je op de knop"Goedkeuren" drukken om de gegevens ter beschikking te stellen van je boekhouder voor definitieve opname in de boekhouding.

En nu?

Nog een laatste tip: met het vak"Zoeken" linksboven op elke pagina in de documentatie kunt u gemakkelijk de pagina vinden waar een onderwerp wordt behandeld. Aarzel niet om het vaak te gebruiken.