Factures de vente

Liste des factures de vente

Cette page est le tableau de bord pour la gestion de toutes les factures que vous avez émises à vos clients. Elle vous permet de suivre l'état de vos paiements, de comptabiliser vos factures et d'avoir une vue d'ensemble de vos recettes.

1. Vue d'ensemble du tableau de bord

En haut de la page, un résumé visuel vous donne une vision rapide de l'état de vos factures de vente pour la période sélectionnée :

Payées : Le montant total et le nombre de factures que vous avez déjà reçues.
Impayées : Le montant total et le nombre de factures en attente de paiement.
En retard : Le montant total et le nombre de factures dont la date d'échéance est dépassée.
Progression des paiements : Un indicateur visuel qui montre le pourcentage de factures payées par rapport au total.

2. Les filtres et la barre de recherche

Juste en dessous du tableau de bord, vous trouverez des options pour filtrer et rechercher vos factures :

Filtres par statut : Les onglets "Toutes", "Impayées", “En retard” et “Payées” vous permettent de n'afficher qu'une catégorie spécifique de documents. Le nombre à côté de chaque onglet indique le nombre de documents dans cette catégorie.
Barre de recherche : Vous pouvez rechercher une facture spécifique en tapant le nom du client, le numéro de facture, ou une partie du montant ou de la date.
Bouton "Ajouter facture" : Un bouton violet qui vous permet de créer une nouvelle facture de vente (voir ci-dessous).

3. Le tableau des factures

C'est la partie principale de la page, où chaque ligne représente une facture de vente. Le tableau contient les colonnes suivantes :

N° de facture : Le numéro d'identification unique de la facture.
Client : Le nom de l'entreprise ou de la personne à qui la facture a été émise.
Montant HT : Le montant total de la facture, hors taxes.
Date : La date d'émission de la facture.
Envoi : Indique si la facture a déjà été envoyée.
Statut : L'état actuel de la facture, par exemple "Impayée".
Validation : Décrit l'état du traitement comptable du document. "En attente" signifie qu'il n'a pas encore été traité ou comptabilisé.

4. Pagination

En bas du tableau, des options vous permettent de gérer la pagination si vous avez un grand nombre de factures. Un clic sur la ligne d’une facture affiche la Factures de vente - Vue synthétique de la facture décrite plus avant.

Création d'une facture

Dès que vous pressez le bouton "Ajouter facture", une fenêtre s’ouvre et vous permet de créer une nouvelle facture de vente. Elle est divisée en plusieurs sections pour vous guider à travers le processus, des informations de base aux détails des produits et services. Le processus de création de facture est très similaire à celui de la création d'un devis.

1. Informations de base

Cette première partie regroupe les informations générales de la facture.

Client : Le nom de votre client. Vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant. Si, après avoir tapé les premières lettres de son nom, le système constate qu’il n’est pas présent, vous avez la possibilité de le créer soit comme entreprise, soit comme personne. Vous êtes alors reporté à la fenêtre de création Relations clients et fournisseurs - 2. Fiche d'informations de l'entreprise ou Relations clients et fournisseurs - 2. Fiche d'informations du contact

Mise en page : Pour sélectionner un modèle de mise en page pré-défini.
Date de facture : La date d'émission de la facture.
Personne de contact : Le nom de la personne de contact chez le client (facultatif mais utile dans les entreprises).
N° de commande : Le numéro de commande si applicable.
Délai de paiement : Les conditions de paiement proposées. Vous pouvez choisir parmi une liste prédéfinie de 15 délais (par exemple, "30 jours fin du mois").
Devise : La devise utilisée pour la facture, par défaut l’euro.

2. Détail des produits et services

Cette section vous permet de lister autant d’articles que nécessaire dans la facture.

Ajouter, supprimer ou réorganiser les lignes :

Cliquez sur le bouton "+ Ajouter" pour ajouter une nouvelle ligne.
Si nécessaire la petite poubelle rouge permet de supprimer une ligne inutile.
De même, en cliquant hors des cases à compléter, le curseur en forme de quadruple flèche ✥ vous permet de déplacer les lignes à votre guise.

Colonnes du tableau :

Description : Le nom de l'article, du service ou du produit.
Quantité : Le nombre d'unités.
Prix HTVA : Le prix unitaire hors taxes.
Sous-total : Calculé automatiquement (Quantité x Prix HTVA).
Remise / Charge : Vous pouvez appliquer une remise ou une charge à la ligne. En cliquant sur le bouton "Ajouter", vous pouvez spécifier la remise en pourcentage ou en montant, et ajouter un motif.
Total : Le total de la ligne après remise/charge.
TVA : Le taux de TVA applicable.

Ajouter remise/charge globale : Permet d'appliquer une remise ou une charge sur le montant total de la facture.

3. Gestion des remises et charges

Les remises et les charges peuvent être appliquées de deux manières :

Par ligne d'article : Pour accorder une réduction, voire un supplément, sur un article spécifique.
Globale : Pour appliquer une réduction ou une charge sur le montant total hors taxes de la facture.

Ces remises peuvent être exprimées en pourcentage (%) ou en montant (€), vous offrant une grande flexibilité pour ajuster vos factures.

4. Pièces jointes et notes

Pièces jointes : Cette section vous permet d'ajouter des documents pertinents (ex: vos conditions générales de vente, une notice technique, un calcul de détails) en cliquant sur "+ Ajouter un fichier".
Notes : Un champ de texte libre où vous pouvez ajouter des informations supplémentaires pour le client, par exemple des conditions spécifiques ou des détails quelconques.

5. Actions de la page

Bouton "Annuler" : Annule la création de la facture. ⚠️ Aucun brouillon n’est alors enregistré !
Bouton "Prévisualiser" : Affiche un aperçu de la facture finale avant de l'enregistrer.
Bouton "Enregistrer" : Sauvegarde la facture dans votre espace sans l'envoyer.
Bouton "Enregistrer & envoyer" : Sauvegarde la facture et l'envoie par e-mail au client.

Vue synthétique de la facture

La vue synthétique d'une facture de vente, vous permet de consulter ses informations, de la télécharger et d'effectuer des actions de gestion.

1. En-tête de la page

Retour à la liste des factures de vente : Le lien en haut à gauche vous permet de revenir à la liste générale des factures.

2. Bloc "Informations"

Cette section affiche les informations clés de la facture.

Numéro de facture : Le numéro d'identification unique de la facture (par exemple, "Facture de vente 2025 / 5").
Client : Le nom de l'entreprise ou de la personne à qui la facture a été émise.
E-mail : L'adresse e-mail du destinataire s’il était mentionné dans la fiche du client.
Date : La date d'émission de la facture.
Téléchargement : Vous pouvez télécharger la facture sous deux formats :

PDF : Pour une version imprimable et lisible.
UBL : Pour le format standard PEPPOL de facture électronique, indispensable pour l’envoi en B2B à partir du 1/1/2026. Notez toutefois que ce fichier et automatiquement pris en charge par Fidly et ne doit en général pas être téléchargé manuellement.

Pièce jointe : Si une pièce jointe a été ajoutée à la facture, elle s'affiche ici. Vous pouvez la télécharger en cliquant sur le lien.
Communication structurée : Cette zone affiche le code unique standardisé généré par Fidly pour l'identification du paiement.
Statut d'envoi : Indique si la facture a été envoyée au client (par exemple, "En attente").
Statut du paiement : Indique l'état actuel de la facture, par exemple "Impayée".
Validation : Indique l'état de la validation comptable du document (par exemple, "En attente").

3. Bloc "Remarques"

Notes : Cette zone est un espace libre où vous pouvez ajouter des commentaires ou des notes internes concernant cette facture. Le bouton "modifier" (icône de crayon) en haut à droite de la section vous permet d'éditer le texte.

4. Actions possibles

Icônes supérieures :

L’icône en forme de crayon permet de modifier certains éléments d’une facture tant que celle-ci n’a pas été envoyée ou approuvée.
L’icône “trois points” donne accès à un petit menu où l’on peut choisir de supprimer une facture. Cette possibilité n’est toutefois disponible que tant qu’il s’agit de la dernière facture. En effet, la numérotation continue ne permet pas de supprimer une facture antérieure. Au besoin il faut créer une note de crédit avec le bouton situé en bas de page.

Boutons inférieurs : Sous les informations de la facture, vous trouverez des boutons pour effectuer diverses actions :

Payée : Marque la facture comme payée.
Envoyer : Permet d’envoyer ou de renvoyer la facture au client, notamment avec un courrier de rappel.
Note de crédit : Crée une note de crédit liée à cette facture.
Approuver : Permet de valider la facture pour son transfert à la comptabilité.

5. Bloc "Contenu"

Ce bloc récapitule les articles facturés avec leur quantité, leur prix unitaire et les différents totaux.

Le bloc affiche également les totaux généraux de la facture :

Montant total HT : Le montant total hors taxes de tous les articles.
Total TVA : Le montant total de la TVA, si nécessaire ventilés selon les taux utilisés.
Montant total TTC : Le montant total toutes taxes comprises.

La version PDF de la facture

En téléchargeant la facture au format PDF, vous obtenez une version professionnelle et visuellement soignée du document. Cette version inclut l'en-tête de votre entreprise, son logo, les coordonnées de votre client, les détails de la facture (numéro, date, échéance), un tableau récapitulatif des articles facturés, les différents totaux (HT, TVA, TTC) et les informations de paiement. Cette présentation est optimisée pour l'impression et l'archivage, garantissant une lisibilité claire et une conformité avec les standards professionnels. Le logo et les couleurs utilisées pour l’affichage des articles sont ceux définis dans la section Paramètres et personnalisation du logiciel - Personnalisation

Envoi de la facture

Lorsque vous cliquez sur "Enregistrer & envoyer" au bas de la page de création d’une facture ou sur le bouton "Envoyer" dans la fiche synthétique, une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de configurer l'envoi de la facture.

Mode d'envoi : Vous avez plusieurs options pour envoyer la facture dont les deux premières (envoi via PEPPOL) ne sont disponibles que lorsque le client est une entreprise ET qu’elle est bien enregistrée sur PEPPOL :

Envoyer via PEPPOL et email
Envoyer via PEPPOL uniquement
Envoyer via email uniquement

Expéditeur : Ce champ est automatiquement complété par votre adresse email si votre domaine a été validé ou par invoicer@fidly.be avec adresse de réponse à votre adresse dans le cas contraire. Pour plus de détails sur ce sujet voir Paramètres et personnalisation du logiciel - 1. Adresse email avec domaine personnalisé
Destinataire(s) : Vous pouvez mentionner ici plusieurs adresses email comme dans un logiciel de courrier électronique en sélectionnant au moins une dans “À” (destinataires directs) mais aussi éventuellement dans “+CC” (destinataires en copie normale) ou même “+BCC” (destinataires en copie cachée).
Modèle d'e-mail : Le logiciel propose des modèles de texte pré-enregistrés pour des situations spécifiques. Vous pouvez choisir un modèle approprié pour un "Envoi initial" , un "Premier rappel" ou d'autres types de communications. Notez que vous pouvez aussi définir vos propres modèles avec des textes plus adaptés à votre entreprises via la section Paramètres et personnalisation du logiciel - 2. Modèles d’emails personnalisés
Personnalisation : Vous pouvez ensuite personnaliser le contenu de l'e-mail. Le sujet et le corps du message sont modifiables, et la facture est automatiquement jointe au format PDF. Vous pouvez aussi utiliser les boutons permettant de mettre une partie en gras ou en italique. Le code spécifique #INVOICENB# sera automatiquement remplacé par le n° effectif de la facture.

Une fois que vous avez vérifié les informations, vous pouvez cliquer sur "Envoyer" pour que la facture soit transmise.