Fidly propose des options avancées pour adapter vos documents commerciaux aux besoins logistiques de vos clients, notamment la gestion d'adresses multiples et de références spécifiques ainsi que l’autofacturation.

• Adresses de livraison dans les fiches clients
• Options avancées de livraison sur la facture
• Paramètres de Gestion et Mentions
• Informations de Facturation (Champs Techniques)
• Suivi Logistique (Livraison)
• Options avancées des lignes de détail
• Description détaillée (Icône "Texte/Feuille")
• Options avancées (Icône "Engrenage")
• Propriétés Personnalisées (Attributs)
• Suppression
• Autofacturation (self-billing)
• Rappel : Qu'est-ce que l'autofacturation ?
• Les obligations légales
• Préalable : Activation de l'autofacturation via Peppol
• Créer une facture d'achat (Autofacturation)
• 1. Inversion des rôles : Client devient Fournisseur
• 2. Initialisation de la numérotation (Première utilisation)
• 3. Informations complémentaires

Adresses de livraison dans les fiches clients

Dans la fiche entreprise sélectionnée dans la liste "Répertoire > Entreprises", vous pouvez Préciser des informations spécifiques à la livraison de vos produits :

• Adresse de livraison : Si le lieu de livraison des marchandises ou de prestation de service diffère de l'adresse de facturation, vous pouvez la sélectionner ici. Cela permet d'afficher clairement sur le document final où l'intervention a eu lieu.
• Référence client : Ce champ est essentiel pour vos clients institutionnels ou grandes entreprises. Il permet d'indiquer un code interne, un numéro de dossier ou une référence spécifique que votre client vous a transmise pour faciliter son traitement interne.

Options avancées de livraison sur la facture

Sous les informations classiques et indispensables lors de l’ajout d’une facture (désignation du client, date de la facture, délai de paiement, etc.) Vous trouvez un bouton “+ Options avancées de livraison”. Il ouvre un volet avec des options moins courantes mais néanmoins indispensables dans certains cas :

Paramètres de Gestion et Mentions

• Rappels automatiques : Active ou désactive l'envoi de relances par email en cas de retard de paiement pour cette facture spécifique. Vous devez avoir défini les délais de rappels dans les paramètres généraux.
• Mention "Payée par prélèvement" : À activer si le règlement est effectué via un mandat SEPA. (Option bientôt disponible)

Informations de Facturation (Champs Techniques)

• Date d’exigibilité de la TVA : Indiquez la date à laquelle la TVA devient collectable. Utile pour les prestations de services ou les livraisons de biens avec des règles fiscales spécifiques.
• Référence acheteur (BT-10) : Ce champ correspond à l'identifiant spécifique demandé par votre client (souvent utilisé dans le cadre de la facturation électronique européenne). Sélectionnez le profil adéquat dans la liste déroulante. Seules les références prédéfinies dans la fiche entreprises sont proposées (voir ci-dessus).

Suivi Logistique (Livraison)

• Date de livraison : La date effective ou prévue de la remise des marchandises. Par défaut, elle est vide mais si on presse la calendrier la date du jour est proposée et l’on peut naviguer jusqu’à la date souhaitée.
• N° du bon de livraison : Saisissez ici la référence alphanumérique de votre bordereau de transport pour faciliter le rapprochement comptable chez votre client.
• Adresse de livraison : Menu déroulant permettant de sélectionner le lieu de réception des marchandises. Comme pour la référence acheteur, la liste des adresses de livraison doit avoir été prédéfinie dans la fiche entreprise du client.

💡 Conseil : Si vous n'avez pas besoin de ces détails pour une facture simple, cliquez sur le bouton "Masquer options de livraison" en haut à droite pour épurer votre interface de saisie.

Options avancées des lignes de détail

Chaque ligne de facture dispose d'une barre d'outils située à droite (colonne ACTION) permettant de personnaliser l'affichage et les données techniques du produit.

• Icône Dossier/Titre (1ère icône) : Permet d'insérer un titre intermédiaire dans la liste des articles. Idéal pour structurer une facture complexe en plusieurs sections (ex: "Main d'œuvre", "Fournitures", "Finitions").

Description détaillée (Icône "Texte/Feuille")

Cette option ouvre une fenêtre permettant d'enrichir la désignation courte de l'article.

• Fonction : Sert à apporter des précisions techniques, des dimensions exactes ou des détails de composition.
• Affichage : Le texte saisi s'affichera directement sous la ligne de l'article, généralement en italique, pour ne pas encombrer la colonne principale de description.

Options avancées (Icône "Engrenage")

Cette fenêtre est dédiée aux données d'identification et aux caractéristiques techniques (métadonnées).

Identification Standard (Code-barres)

• Code-barres : Saisissez le numéro d'identification unique du produit.
• Schéma du code-barres : Précisez le format utilisé. Le format standard est généralement le GTIN (Global Trade Item Number), indispensable pour la gestion automatisée des stocks ou les échanges EDI. Les formats ISBN et ISSN sont aussi disponibles pour identifier des livres ou des revues.

Propriétés Personnalisées (Attributs)

Cette section permet d'ajouter des caractéristiques spécifiques sous forme de couples Clé / Valeur. C'est un outil puissant pour les fiches techniques :

• Clé : Le nom de la caractéristique (ex: painting, fire-class).
• Valeur : La donnée correspondante (ex: White, EI30).
• Actions : Vous pouvez ajouter autant de propriétés que nécessaire avec le bouton "+ Ajouter une propriété" ou en supprimer via l'icône "poubelle" rouge.

Suppression

• Icône Poubelle : Supprime définitivement la ligne de l'article de la facture en cours.

Autofacturation (self-billing)

Préalable : Activation de l'autofacturation via Peppol

L'activation de cette option permet à vos clients (ou fournisseurs) d'échanger des documents de facturation générés par l'acheteur de manière totalement automatisée et conforme au standard européen.

Pour configurer cette option :

1. Rendez-vous dans le menu latéral gauche et cliquez sur Paramètres.
2. Dans la barre d'onglets supérieure, sélectionnez l'onglet Peppol.

Avant toute activation, assurez-vous que votre entreprise est bien enregistrée sur le réseau. Vos identifiants Peppol (basés sur votre numéro de TVA, ex: 0208:BE1100735808) s'affichent dans l'encadré vert de confirmation. Ces numéros sont vos « adresses » numériques sur le réseau.

⚠️ Important : L'activation dans les paramètres est globale. Cependant, assurez-vous d'avoir signé un mandat d'auto-facturation avec chaque partenaire concerné avant de commencer les échanges réels.

Dès lors que l’autofacturation est activée, le menu Facturation s’enrichi de nouvelles options pour créer une autofacture d’achat et si nécessaire une note de crédit d’autofacturation.

Créer une facture d'achat (Autofacturation)

Cette interface vous permet d'émettre une facture à la place de votre fournisseur. Bien que très proche de l'écran de facturation classique, elle présente des spécificités importantes.

1. Inversion des rôles : Client devient Fournisseur

Dans ce mode, le champ habituel "Client" est remplacé par le champ Fournisseur.

• Sélectionnez l'entité à qui vous achetez les biens ou services (ex: Georges Duboisec dans l'exemple).
• C'est cette entité qui apparaîtra comme l'émetteur légal sur le document final, même si c'est vous qui le générez.

2. Initialisation de la numérotation (Première utilisation)

L'autofacturation utilise un Journal spécifique pour ne pas mélanger ces documents avec vos ventes habituelles.

• Alerte d'initialisation : Lors de votre première facture dans ce journal, un encadré bleu apparaît.
• Numéro de départ : Le logiciel propose par défaut de commencer à 1. Vous pouvez toutefois définir un autre numéro de départ (ex: 1001) pour correspondre à votre suite comptable existante.
• Validation : Cliquez sur Enregistrer dans l'encadré bleu pour fixer cette numérotation avant de valider la facture.

3. Informations complémentaires

• Journal : Vérifiez que le journal sélectionné est bien dédié à l'autofacturation (ex: Journal des achats — par le client).
• Détails des articles : Saisissez les produits reçus comme pour une facture standard (Description, Quantité, Prix HTVA). Le calcul de la TVA s'effectuera selon les règles configurées pour ce fournisseur.

Le bouton Prévisualisation vous montre la facture telle qu’elle sera produite :

Le reste de la production d’une autofacture est similaire à une facture ordinaire. Vous pouvez donc l’envoyer par email et/ou Peppol comme d’habitude.