Abonnementen en terugkerende facturen

Met deze pagina kun je abonnementen en terugkerende facturen beheren. Deze functie is ideaal voor regelmatige diensten zoals onderhoud, abonnementen of periodieke kosten.

Overzichtslijst van abonnementen

Door "Facturering" en vervolgens "Abonnementen" te selecteren, krijg je toegang tot een overzichtslijst van abonnementen. krijg je toegang tot een overzichtslijst van al je abonnementen. Met dit overzicht kun je je terugkerende facturen efficiënt beheren.

Met deze lijst kun je actieve abonnementen identificeren en zien wanneer de volgende facturen worden uitgegeven.

Abonnementen aanmaken

Gebruik de knop "+ Abonnement toevoegen" om een nieuwe terugkerende factureringscyclus aan te maken.

1. Een abonnement aanmaken

Om een abonnement aan te maken, moet u de volgende velden invullen:

• Titel : De naam van uw abonnement, handig om een abonnement gemakkelijk terug te vinden op onderwerp.
• Startdatum : De datum waarop de eerste dienst gefactureerd moet worden.
• Verlenging : De factureringsfrequentie (driemaandelijks, maandelijks, jaarlijks, etc.).
• Einddatum: Een optionele einddatum voor het abonnement.
• Klant: De klant waarop dit abonnement betrekking heeft. Net als bij gewone offertes of facturen kunt u de klant uit de lijst selecteren of een identificatieformulier aanmaken.
• Contactpersoon: De contactpersoon van de klant, indien nodig.
• Bestelnummer: Het bestelnummer, indien van toepassing.
• Betalingstermijn: De betalingsvoorwaarden voor dit abonnement.
• Lay-out: De lay-outsjabloon voor de factuur.
• Valuta: De gebruikte valuta voor de factuur, standaard de euro.
• Automatische boekhoudkundige export: Activeer deze optie zodat gegenereerde facturen automatisch naar je boekhouder worden gestuurd zodra ze zijn verzonden.
• Verzenden per e-mail / Verzenden per Peppol: Selecteer hoe de factuur automatisch moet worden verzonden.
• Betaald via domiciliëring": Deze optionele vermelding verschijnt op de factuur om betaling via domiciliëring aan te geven.

Je kunt er ook voor kiezen om de eerste factuur nu te maken als de begindatum voor de datum van vandaag ligt.

2. De factureringskalender bekijken

Op basis van de abonnementsgegevens genereert Fidly automatisch een visuele kalender van komende facturen. Deze kalender geeft je een duidelijk overzicht van je facturatiedeadlines, wat erg handig is voor het beheren van je cashflow.

3. Abonnementsgegevens en inhoud

In het tweede deel van de pagina kun je de inhoud van je abonnement op dezelfde manier detailleren als voor een enkele factuur:

• Itemregels: Voeg terugkerende product- of serviceregels toe. Voor elke regel kun je een omschrijving, een hoeveelheid, een prijs exclusief btw en een btw-tarief opgeven.
• Globale korting/toeslag: Je kunt een korting of toeslag toepassen die wordt toegepast op alle facturen die door dit abonnement worden gegenereerd.
• Bijlagen: Je kunt relevante bestanden toevoegen die bij elke factuur worden gevoegd.
• Notities: Er is een vrij tekstveld beschikbaar waarin je interne notities of voorwaarden voor de klant kunt toevoegen.

Je hoeft het abonnement alleen nog maar op te slaan met de knop "Opslaan" en de cyclus is klaar om in werking te treden zodra de eerste vervaldatum is bereikt.

Een abonnement bekijken en wijzigen

Als u op een abonnement in de lijst klikt, komt u op een detailpagina. In dit scherm kunt u alle informatie over het abonnement bekijken en wijzigen.

Rechtsboven elk informatieblok staat een potloodpictogram waarmee u bepaalde velden kunt wijzigen. U kunt bijvoorbeeld :

• De klant en zijn contactpersoon wijzigen
• De einddatum toevoegen of wijzigen om de cyclus te verlengen of te verkorten
• De betalingstermijn aanpassen
• De automatische regeling voor het versturen van facturen per e-mail, via Peppol of naar de boekhouder aanpassen
• Artikelen wijzigen of toevoegen
• Bijlagen toevoegen of verwijderen
• Nota's aanpassen

Deze pagina geeft je uitgebreide controle over je terugkerende abonnementen, zodat je ze op elk moment kunt aanpassen naarmate je contracten evolueren.

Je kunt ook het pictogram met de 3 punt gebruiken om een abonnement te deactiveren of te verwijderen. In beide gevallen zal het niet langer operationeel zijn en kan het in geen geval opnieuw geactiveerd worden. Als je het gewoon deactiveert, blijft het bewaard als een archief in de lijst met abonnementen.