Fidly biedt geavanceerde opties om uw facturen aan te passen aan de logistieke behoeften van uw klanten, waaronder het beheer van meerdere adressen en specifieke referenties, evenals zelffacturering.

• Leveringsadressen in klantprofielen
• Geavanceerde leveringsopties op de factuur
• Beheerinstellingen en vermeldingen
• Factuurgegevens (technische velden)
• Logistieke opvolging (Levering)
• Geavanceerde opties voor detailregels
• Gedetailleerde beschrijving (pictogram "Tekst/Blad")
• Geavanceerde opties (pictogram "Tandwiel")
• Aangepaste eigenschappen (attributen)
• Verwijderen
• Zelffacturering (self-billing)
• Herinnering: Wat is zelffacturering?
• De wettelijke verplichtingen
• Voorwaarde: Activering van zelffacturering via Peppol
• Een inkoopfactuur aanmaken (zelffacturering)
• 1. Omkering van rollen: Klant wordt Leverancier
• 2. Initialisatie van de nummering (eerste gebruik)
• 3. Aanvullende informatie

Leveringsadressen in klantprofielen

In het bedrijfsdossier dat u selecteert in de lijst "Directory > Bedrijven" kunt u specifieke informatie over de levering van uw producten opgeven:

• Leveringsadres: Als de plaats van levering van de goederen of dienstverlening verschilt van het factuuradres, kunt u dit hier selecteren. Zo wordt op het uiteindelijke document duidelijk weergegeven waar de levering heeft plaatsgevonden.
• Klantreferentie: Dit veld is essentieel voor uw institutionele klanten of grote ondernemingen. Hier kunt u een interne code, een dossiernummer of een specifieke referentie vermelden die uw klant u heeft doorgegeven om de interne verwerking te vergemakkelijken.

Geavanceerde leveringsopties op de factuur

Onder de klassieke en onmisbare gegevens bij het toevoegen van een factuur (naam van de klant, factuurdatum, betalingstermijn, enz.) vindt u een knop “+ Geavanceerde leveringsopties”. Deze opent een venster met minder gangbare, maar in bepaalde gevallen toch onmisbare opties:

Beheerinstellingen en vermeldingen

• Automatische herinneringen: Activeert of deactiveert het versturen van herinneringen per e-mail bij betalingsachterstand voor deze specifieke factuur. U moet de termijnen voor herinneringen hebben ingesteld in de algemene instellingen.
• Vermelding "Betaald via automatischeincasso": Inschakelen als de betaling via een SEPA-mandat wordt uitgevoerd. (Optie binnenkort beschikbaar)

Factuurgegevens (technische velden)

• Vervaldatum van de btw: Geef de datum aan waarop de btw verschuldigd wordt. Handig voor dienstverlening of levering van goederen met specifieke fiscale regels.
• Koperreferentie (BT-10): Dit veld komt overeen met de specifieke identificatiecode die door uw klant wordt gevraagd (vaak gebruikt in het kader van Europese elektronische facturering). Selecteer het juiste profiel in de vervolgkeuzelijst. Alleen de vooraf gedefinieerde referenties in het bedrijfsdossier worden voorgesteld (zie hierboven).

Logistieke opvolging (Levering)

• Leveringsdatum: De daadwerkelijke of verwachte datum van levering van de goederen. Standaard is dit veld leeg, maar als u op de kalender klikt, wordt de huidige datum voorgesteld en kunt u naar de gewenste datum navigeren.
• Nummer van de leveringsbon: Voer hier de alfanumerieke referentie van uw vrachtbrief in om de boekhoudkundige afstemming bij uw klant te vergemakkelijken.
• Leveringsadres: keuzemenu waarmee u de plaats van ontvangst van de goederen kunt selecteren. Net als bij de kopersreferentie moet de lijst met leveringsadressen vooraf zijn gedefinieerd in het bedrijfsdossier van de klant.

💡 Tip: Als u deze gegevens niet nodig hebt voor een eenvoudige factuur, klik dan rechtsboven op de knop "Verberg leveringsopties" om uw invoerinterface te vereenvoudigen.

Geavanceerde opties voor detailregels

Elke factuurregel heeft rechts een werkbalk (kolom ACTIE) waarmee u de weergave en de technische gegevens van het product kunt aanpassen.

• Pictogram Map/Titel (1e pictogram): Hiermee kunt u een tussentitel invoegen in de lijst met artikelen. Ideaal om een complexe factuur in verschillende secties te structureren (bijv.: "Arbeid", "Benodigdheden", "Afwerking").

Gedetailleerde beschrijving (pictogram "Tekst/Blad")

Deze optie opent een venster waarmee u de korte omschrijving van het artikel kunt aanvullen.

• Functie: Wordt gebruikt om technische details, exacte afmetingen of samenstellingsdetails toe te voegen.
• Weergave: De ingevoerde tekst wordt direct onder de artikelregel weergegeven, meestal in cursief, om de hoofdkolom met de beschrijving niet te overladen.

Geavanceerde opties (pictogram "Tandwiel")

Dit venster is bedoeld voor identificatiegegevens en technische kenmerken (metadata).

Standaardidentificatie (barcode)

• Barcode: Voer het unieke identificatienummer van het product in.
• Barcodeschema: Geef het gebruikte formaat op. Het standaardformaat is meestal de GTIN (Global Trade Item Number), onmisbaar voor geautomatiseerd voorraadbeheer of EDI-uitwisselingen. De ISBN- en ISSN-formaten zijn ook beschikbaar om boeken of tijdschriften te identificeren.

Aangepaste eigenschappen (attributen)

In dit gedeelte kunt u specifieke kenmerken toevoegen in de vorm van sleutel/waarde-paren. Dit is een krachtig hulpmiddel voor technische fiches:

• Sleutel: De naam van het kenmerk (bijv.: painting, fire-class).
• Waarde: De bijbehorende gegevens (bijv.: White, EI30).
• Acties: U kunt zoveel eigenschappen toevoegen als nodig is met de knop "+ Een eigenschap toevoegen" of verwijderen via het rode "prullenbak"-pictogram.

Verwijderen

• Prullenbakpictogram: verwijdert de regel van het artikel definitief uit de huidige factuur.

Zelffacturering (self-billing)

Voorwaarde: Activering van zelffacturering via Peppol

Door deze optie te activeren, kunnen uw klanten (of leveranciers) factuurdocumenten die door de koper zijn gegenereerd volledig geautomatiseerd en conform de Europese norm uitwisselen.

Om deze optie in te stellen:

1. Ga naar het menu aan de linkerkant en klik op Instellingen.
2. Selecteer in de tabbalk bovenaan het tabblad Peppol.

Zorg ervoor dat uw bedrijf op het netwerk is geregistreerd voordat u deze optie activeert. Uw Peppol-inloggegevens (gebaseerd op uw btw-nummer, bijv.: 0208:BE1100735808) worden weergegeven in het groene bevestigingsvak. Deze nummers zijn uw digitale 'adressen' op het netwerk.

⚠️ Belangrijk: De activering in de instellingen is algemeen. Zorg er echter voor dat u met elke betrokken partner een volmacht voor automatische facturering hebt ondertekend voordat u daadwerkelijk begint met de uitwisselingen.

Zodra de zelffacturering is geactiveerd, wordt het menu Facturering uitgebreid met nieuwe opties om een zelffactuur voor aankopen en, indien nodig, een zelffactureringscreditnota aan te maken.

Een inkoopfactuur aanmaken (zelffacturering)

Via deze interface kunt u een factuur uitreiken in plaats van uw leverancier. Hoewel deze interface sterk lijkt op het klassieke facturatiescherm, zijn er enkele belangrijke verschillen.

1. Omkering van rollen: Klant wordt Leverancier

In deze modus wordt het gebruikelijke veld "Klant" vervangen door het veld Leverancier.

• Selecteer de entiteit waarvan u de goederen of diensten koopt (bijv. Georges Duboisec in het voorbeeld).
• Deze entiteit zal op het uiteindelijke document als de wettelijke uitgever verschijnen, ook al bent u degene die het document aanmaakt.

2. Initialisatie van de nummering (eerste gebruik)

Autofacturering maakt gebruik van een specifiek journaal om deze documenten niet te vermengen met uw gebruikelijke verkopen.

• Waarschuwing bij het opstarten: Bij uw eerste factuur in dit journaal verschijnt een blauw kader.
• Startnummer: De software stelt standaard voor om bij 1 te beginnen. U kunt echter een ander startnummer instellen (bijv. 1001) om aan te sluiten bij uw bestaande boekhoudreeks.
• Bevestiging: Klik op Opslaan in het blauwe kader om deze nummering vast te leggen voordat u de factuur bevestigt.

3. Aanvullende informatie

• Register: Controleer of het geselecteerde register wel degelijk bestemd is voor zelffacturering (bijv.: Aankoopregister — door de klant).
• Artikelgegevens: Voer de ontvangen producten in zoals bij een standaardfactuur (Beschrijving, Aantal, Prijs excl. btw). De btw wordt berekend volgens de regels die voor deze leverancier zijn ingesteld.

De knop Voorbeeld toont u de factuur zoals deze zal worden gegenereerd:

De rest van het aanmaken van een zelffactuur verloopt op dezelfde manier als bij een gewone factuur. U kunt deze dus zoals gewoonlijk via e-mail en/of Peppol versturen.