Cette page est le tableau de bord principal pour la gestion de tous les documents reçus, principalement des factures fournisseurs et des notes de crédit, mais aussi d'autres types de documents. Elle vous permet de suivre leur état, d'effectuer des actions de comptabilisation, et d'avoir une vue d'ensemble de vos dettes fournisseurs.
1. Vue d'ensemble du tableau de bord
En haut de la page, un résumé visuel vous donne une vision rapide de l'état de vos documents sur la période sélectionnée :
- Payées : Montant total et nombre de factures que vous avez déjà réglées.
- Impayées : Montant total et nombre de factures non échues en attente de paiement.
- En retard : Montant total et nombre de factures dont la date d'échéance est dépassée et restant en attente de paiement.
- À définir : Montant total et nombre de documents qui n'ont pas encore été classifiés ou qui attendent une action de votre part.
2. Les filtres et la barre de recherche
Juste en dessous du tableau de bord, vous trouverez des options pour filtrer et rechercher vos documents :
- Filtres par statut : Les onglets "Toutes", "Inconnu" et "Payées" vous permettent de n'afficher qu'une catégorie spécifique de documents. Le nombre à côté de chaque onglet indique le nombre de documents dans cette catégorie pour la période sélectionnée.
- Barre de recherche : Vous pouvez rechercher un document spécifique en tapant le nom du fournisseur, le nom du fichier, ou une partie du montant dans la barre de recherche.
3. Le tableau des documents
C'est la partie principale de la page, où chaque ligne représente un document entrant. Le tableau contient les colonnes suivantes :
- Type : Indique le type de document (par exemple, "Achat", "Autre").
- Émetteur : Le nom du fournisseur qui a émis le document.
- Nom du fichier : Le nom original du fichier qui a été téléchargé.
- Montant TTC : Le montant total du document, toutes taxes comprises.
- Date : La date d'émission du document.
- Paiement : Le statut de paiement du document. Il peut être "Payé", "Impayé" ou "Inconnu".
- Statut (comptable) : L'état du traitement comptable du document. "En attente" signifie qu'il n'a pas encore été traité ou comptabilisé.
4. Actions possibles
- Changer la période : Le menu déroulant "Période" en haut à droite vous permet de sélectionner "Ce trimestre", "Ce mois", "Cette année", ou une autre période pour afficher les documents correspondants pour ce qui concerne la date du document (date de facture en général). La date de chargement du document n’est pas prise en compte ici. Dès lors, le chargement de documents anciens les reclasse automatiquement dans le trimestre qui leur correspond et les fait souvent disparaître de le fenêtre par défaut.
- Télécharger : Cochez la case de sélection pour un ou plusieurs documents, puis cliquez sur le bouton "Télécharger" en haut à droite pour lancer la préparation d’un fichier compressé ZIP contenant les fichiers originaux des factures ou notes de crédits sélectionnés. Lorsque le nombre de fichiers est important ou les originaux très volumineux, il est possible que plusieurs fichiers ZIP soient créés avec des indices 1, 2, 3 etc. Dès que les fichiers sont prêts, une notification signale leur disponibilité :
Un clic sur celle-ci bascule vers la liste des téléchargements qui est aussi accessible via le menu “Ressources” situé sous votre identifiant de connexion.
- Approuver : Cochez la case de sélection pour un ou plusieurs documents, puis cliquez sur le bouton "Approuver" en haut à droite pour indiquer que vous validez ces factures et qu’elles peuvent donc être comptabilisées par votre fiduciaire.
Notez que si votre compte est lié à une fiduciaires affiliée à Bepay, alors les données des documents approuvés deviennent automatiquement disponibles pour elle dans l’application Bepay de la fiduciaire ou dans son logiciel de comptabilité selon les dispositions convenues entre la fiduciaire et Bepay.
Remarque : si vous le souhaitez, l’approbation peut être automatique dès le chargement du document si cette possibilité a été validée dans les Paramètres et personnalisation du logiciel - Export Comptable.
Chargement des documents
La section "Chargement des documents" vous permet d'importer facilement vos factures et autres documents directement dans Fidly. Lorsque le menu de gauche est déployé, vous avez accès à 3 zones de dépôt tandis que lorsque le menu est compacté seule la case “Achat” devrait être la plus utilisée.
1. Dépôt de documents
Vous pouvez déposer vos fichiers de deux manières :
- Glisser-déposer : Faites glisser vos fichiers depuis votre ordinateur et déposez-les dans la zone correspondante (par exemple, "Factures Fournisseurs" ou "Autres documents").
- Cliquer pour sélectionner : Cliquez sur la zone pour ouvrir l'explorateur de fichiers de votre ordinateur et sélectionnez les documents à télécharger.
2. Limites et formats acceptés
- Limite de taille : Chaque fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
- Formats acceptés : Les formats suivants sont supportés : PDF, XML, et images (JPG, JPEG, PNG).
3. Catégories de documents
- Documents d’achat : Pour les factures et note de crédits relatives aux achats de l’entreprise.
- Document de vente : Pour les factures et notes de crédits que vous avez émises.
- Autres documents : Pour tous les autres types de documents que vous souhaitez stocker.
4. Astuce pour les utilisateurs Mac
Si vous utilisez l'application Mac, vous pouvez glisser vos fichiers directement sur l'icône de l'application dans votre Dock pour lancer le chargement.
5. Chargement via l’application mobile
L’application mobile Fidly permet de photographier directement des documents et en particulier des tickets qui seront instantanément téléchargés et reconnus dans votre liste de documents entrants.
