Cette page vous permet de gérer les abonnements et les factures récurrentes. Cette fonctionnalité est idéale pour les services réguliers comme la maintenance, les abonnements, ou les honoraires périodiques.
Liste résumée des abonnements
En sélectionnant “Facturation” puis “Abonnements” , vous avez accès à une liste résumée de tous vos abonnements. Cette vue d'ensemble vous permet de gérer efficacement votre facturation récurrente.
Cette liste vous permet d’identifier les abonnements actifs et de voir les prochaines échéances où les factures suivantes seront émises.
Création des abonnements
Le bouton “+ Ajouter un abonnement” vous donne accès à la création d’un nouveau cycle de facturation récurrente.
1. Créer un abonnement
Pour créer un abonnement, vous devez remplir les champs suivants :
- Titre : Le nom de votre abonnement, utile pour retrouver facilement un abonnement pas son objet.
- Date de début : La date à laquelle la première prestation doit être facturée.
- Renouvellement : La fréquence de facturation (trimestriel, mensuel, annuel, etc.).
- Date de fin : Une date optionnelle de fin de l'abonnement.
- Client : Le client concerné par cet abonnement. Comme pour les devis ou factures ordinaires vous pouvez sélectionner le client dans la liste ou créer sa fiche d’identification.
- Personne de contact : La personne de contact chez le client, si nécessaire.
- N° de commande : Le numéro de commande si applicable.
- Délai de paiement : Les conditions de paiement pour cet abonnement.
- Mise en page : Le modèle de mise en page pour la facture.
- Devise : La devise utilisée pour la facture, par défaut l’Euro.
- Export comptable automatique : Activez cette option pour que les factures générées soient automatiquement envoyées à votre comptable dès qu’elles auront été envoyées.
- Envoi par e-mail / Envoi par Peppol : Sélectionnez le mode éventuel d'envoi automatique de la facture.
- Mention "Réglée par prélèvement" : Optionnelle, cette mention apparaît sur la facture pour indiquer un paiement par prélèvement.
Vous pouvez aussi choisir de Créer la première facture maintenant si la date de début est antérieure à la date du jour.
En désactivant les options Envoi par e-mail et Envoi par Peppol, la facture ne sera pas envoyée mais créée et mise en attente dans la liste des factures prêtes à être expédiées. Vous pourrez ainsi en contrôler le contenu, au besoin le modifier ou le compléter puis envoyer cette version actualisée.
2. Visualisation du calendrier de facturation
Sur base des informations de l'abonnement, Fidly génère automatiquement un calendrier visuel des factures à venir. Ce calendrier vous permet d'avoir un aperçu clair des échéances de facturation, ce qui est très pratique pour la gestion de votre trésorerie.
3. Détail et contenu de l'abonnement
Dans la seconde partie de la page, vous pouvez détailler le contenu de votre abonnement comme dans une facture unique :
- Lignes d'articles : Ajoutez des lignes de produits ou de services récurrents. Pour chaque ligne, vous pouvez spécifier une description, une quantité, un prix HTVA et un taux de TVA.
- Remise / charge globale : Vous pouvez appliquer une remise ou une charge qui s'appliquera sur l'ensemble des factures générées par cet abonnement.
- Pièces jointes : Vous pouvez ajouter des fichiers pertinents qui seront joints à chaque facture.
- Notes : Un champ de texte libre est à votre disposition pour ajouter des notes internes ou des conditions pour le client.
Il ne reste plus qu’à sauvegarder l’abonnement avec le bouton “Enregistrer” et le cycle est prêt pour entrer en action dès la rencontre de la première date d’échéance.
Consulter et modifier un abonnement
En cliquant sur un abonnement dans la liste, vous accédez à une page de détail . Cet écran vous permet de consulter toutes les informations de l'abonnement, mais aussi de les modifier.
En haut à droite de chaque bloc d'informations, une icône en forme de crayon vous permet de modifier certains champs. Vous pouvez par exemple :
- Modifier le client et son contact
- Ajouter ou modifier la date de fin pour prolonger ou raccourcir du cycle
- Adapter le délai de paiement
- Modifier les dispositions d’automatisation d’envoi par email, via Peppol ou vers le comptable
- Modifier ou ajouter des articles
- Ajouter ou supprimer des pièces jointes
- Modifier les notes
Attention : Il n’est jamais possible de modifier la date de début ni la fréquence de facturation d’un abonnement.
Cette page vous donne un contrôle étendu sur vos abonnements récurrents, vous permettant de les ajuster à tout moment en fonction de l'évolution de vos contrats.
N’oubliez pas que vous pouvez toujours modifier la facture au moment de son envoi pour autant que l’option d’envoi automatique (mail ou Peppol) ne soit pas activée.
L’icône en forme de 3 points permet aussi de désactiver ou de supprimer un abonnement. Dans les deux cas, il ne sera plus opérant et de toute façon ne pourra jamais être réactivé. La simple désactivation permet juste de le garder comme archive dans la liste des abonnements.