Verkoopfacturen

Lijst met verkoopfacturen

Deze pagina is het dashboard voor het beheer van alle facturen die u aan uw klanten hebt verstuurd. Hier kunt u de status van uw betalingen volgen, uw facturen boeken en een overzicht krijgen van uw inkomsten.

1. Overzicht van het dashboard

Bovenaan de pagina geeft een visueel overzicht u een snel beeld van de status van uw verkoopfacturen voor de geselecteerde periode:

• Betaald: het totale bedrag en het aantal facturen dat u al hebt ontvangen.
• Onbetaald: het totale bedrag en het aantal facturen dat nog moet worden betaald.
• Achterstallig: het totale bedrag en het aantal facturen waarvan de vervaldatum is verstreken.
• Betalingsvoortgang: Een visuele indicator die het percentage betaalde facturen ten opzichte van het totaal weergeeft.

2. De filters en de zoekbalk

Net onder het dashboard vindt u opties om uw facturen te filteren en te zoeken:

• Filters op status: Met de tabbladen "Alle", "Onbetaald", "Achterstallig" en "Betaald" kunt u alleen een specifieke categorie documenten weergeven. Het getal naast elk tabblad geeft het aantal documenten in die categorie aan.
• Zoekbalk: U kunt naar een specifieke factuur zoeken door de naam van de klant, het factuurnummer of een deel van het bedrag of de datum in te voeren.
• Knop "Factuur toevoegen": Een paarse knop waarmee u een nieuwe verkoopfactuur kunt aanmaken (zie hieronder).

3. De facturentabel

Dit is het belangrijkste deel van de pagina, waar elke regel een verkoopfactuur vertegenwoordigt. De tabel bevat de volgende kolommen:

• Factuurnummer: Het unieke identificatienummer van de factuur.
• Klant: De naam van het bedrijf of de persoon aan wie de factuur is uitgereikt.
• Bedrag excl. btw en incl. btw: Het totale bedrag van de factuur, exclusief btw en inclusief btw.
• Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
• Verzending: Geeft aan of de factuur al is verzonden.
• Status: De huidige status van de factuur, bijvoorbeeld "Onbetaald".
• Validatie: Beschrijft de status van de boekhoudkundige verwerking van het document. "In afwachting" betekent dat het nog niet is verwerkt of geboekt.

4. Paginering

Onderaan de tabel vindt u opties waarmee u de paginering kunt beheren als u een groot aantal facturen hebt. Als u op de regel van een factuur klikt, wordt het Verkoopfacturen - Overzicht van de factuur weergegeven, zoals hierboven beschreven.

Een factuur aanmaken

Zodra u op de knop "Factuur toevoegen" drukt, wordt een venster geopend waarin u een nieuwe verkoopfactuur kunt aanmaken. Het venster is onderverdeeld in verschillende secties die u door het proces leiden, van basisinformatie tot details over producten en diensten. Het proces voor het aanmaken van een factuur lijkt sterk op dat voor het aanmaken van een offerte.

1. Basisgegevens

Dit eerste deel bevat de algemene informatie van de factuur.

• Klant: De naam van uw klant. U kunt deze selecteren in het dropdownmenu. Als het systeem, nadat u de eerste letters van de naam hebt ingevoerd, vaststelt dat deze niet aanwezig is, kunt u deze aanmaken als bedrijf of als persoon. U wordt dan doorgestuurd naar het aanmaakvenster Relations clients et fournisseurs - 2. Fiche d'informations de l'entreprise of Relations clients et fournisseurs - 2. Fiche d'informations du contact

• Lay-out: Om een vooraf gedefinieerd lay-outmodel te selecteren.
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
• Contactpersoon: De naam van de contactpersoon bij de klant (optioneel, maar handig bij bedrijven).
• Ordernummer: Het ordernummer, indien van toepassing.
• Betalingstermijn: De voorgestelde betalingsvoorwaarden. U kunt kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst van 15 termijnen (bijvoorbeeld "30 dagen einde maand").
• Valuta: De valuta die voor de factuur wordt gebruikt, standaard de euro.
• Taal van het document: Kies tussen Frans, Nederlands, Duits of Engels. Op die manier worden de teksten van de PDF-factuur automatisch vertaald in de gevraagde taal, zodat uw klant ze beter begrijpt.
• Boek: Elke factuur moet worden opgenomen in een van de boeken die in de instellingen zijn gedefinieerd. Het boek dat als "standaard" is geselecteerd, wordt automatisch geselecteerd, maar u kunt dit wijzigen als u met meerdere gespecialiseerde boeken werkt.

• Automatische herinneringen en geavanceerde leveringsopties: Deze elementen worden beschreven op de pagina Facturation avancée - Options avancées de livraison sur la facture

2. Details van producten en diensten

In dit gedeelte kunt u zoveel artikelen op de factuur vermelden als nodig is.

• Regels toevoegen, verwijderen of herschikken:
• Klik op de knop "+ Toevoegen" om een nieuwe regel toe te voegen.
• Indien nodig kunt u met het kleine rode prullenbakje een overbodige regel verwijderen.
• Door buiten de invulvelden te klikken, kunt u met de cursor in de vorm van een viervoudige pijl ✥ de regels naar wens verplaatsen.
• Kolommen van de tabel:
• Beschrijving: De naam van het artikel, de dienst of het product.
• Hoeveelheid: Het aantal eenheden.
• Eenheid: Geeft het type eenheid aan dat wordt gebruikt voor het bepalen van de hoeveelheid: Standaard wordt de eenheid “u” voorgesteld, maar deze kan worden vervangen door eenheden van lengte (cm, ML, km,..) oppervlakte, massa, tijd enz. U kunt ook “pc” specificeren voor Piève of “frf” voor Forfait.
• Prijs excl. btw: De eenheidsprijs exclusief btw.
• Subtotaal: Wordt automatisch berekend (hoeveelheid x prijs excl. btw).
• Korting / Toeslag: U kunt een korting of toeslag toepassen op de regel. Door op de knop "Toevoegen" te klikken, kunt u de korting in procenten of als bedrag specificeren en een reden toevoegen.
• Totaal: Het totaal van de regel na korting/toeslag.
• BTW: Het toepasselijke BTW-tarief.
• Algemene korting/toeslag toevoegen: Hiermee kunt u een korting of toeslag toepassen op het totale factuurbedrag.
• Ook hier zijn enkele geavanceerde opties beschikbaar via de pictogrammen rechts van de regel en deze worden toegelicht op de pagina Facturation avancée - Options avancées des lignes de détail

3. Beheer van kortingen en toeslagen

Kortingen en toeslagen kunnen op twee manieren worden toegepast:

• Per artikelregel: om een korting of zelfs een toeslag toe te passen op een specifiek artikel.
• Algemeen: om een korting of toeslag toe te passen op het totale factuurbedrag exclusief btw.

Deze kortingen kunnen worden uitgedrukt in procenten (%) of in bedragen (€), wat u veel flexibiliteit biedt bij het aanpassen van uw facturen.

4. Bijlagen en opmerkingen

• Wettelijke vermelding: In dit veld kunt u een verplichte vermelding opgeven, bijvoorbeeld om een verlaagd btw-tarief te rechtvaardigen.
• Bijlagen: In dit gedeelte kunt u relevante documenten toevoegen (bijv. uw algemene verkoopvoorwaarden, een technische handleiding, een gedetailleerde berekening) door op "+ Bestand toevoegen" te klikken.
• Opmerkingen: Een vrij tekstveld waar u aanvullende informatie voor de klant kunt toevoegen, bijvoorbeeld specifieke voorwaarden of andere details.

5. Acties op de pagina

• Knop "Annuleren": Annuleert het aanmaken van de factuur. ⚠️ Er wordt dan geen concept opgeslagen!
• Knop "Voorbeeld": Geeft een voorbeeld van de definitieve factuur weer voordat deze wordt opgeslagen.
• Knop "Pro forma": Slaat de factuur op zonder er een factuurnummer aan toe te kennen en met de vermelding "Pro forma" in de PDF-versie. Deze kan alleen per e-mail naar uw klant worden verzonden. Vervolgens kunt u met de knop "Omzetten in factuur"de factuur onmiddellijk omzetten in een normale factuur.
• Knop "Opslaan": Slaat de factuur op in uw account en kent er het volgende factuurnummer aan toe volgens het nummeringsschema dat aan het journaal is gekoppeld, maar verstuurt deze niet.
• Knop "Opslaan & verzenden": Slaat de factuur op en verzendt deze per e-mail of via Peppol naar de klant, zie details hieronder: Verkoopfacturen - Verzending van de factuur

Overzicht van de factuur

In het overzicht van een verkoopfactuur kunt u de gegevens bekijken, de factuur downloaden en beheeracties uitvoeren.

1. Koptekst van de pagina

• Terug naar de lijst met verkoopfacturen: Via de link linksboven kunt u terugkeren naar de algemene lijst met facturen.

2. Blok "Informatie"

In dit gedeelte worden de belangrijkste gegevens van de factuur weergegeven.

• Factuurnummer: Het unieke identificatienummer van de factuur (bijvoorbeeld "Verkoopfactuur 2025 / 5").
• Klant: De naam van het bedrijf of de persoon aan wie de factuur is uitgereikt.
• E-mail: Het e-mailadres van de ontvanger, indien dit in het klantdossier is vermeld.
• Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
• Download: U kunt de factuur in twee formaten downloaden:
• PDF: voor een afdrukbare en leesbare versie.
• UBL: Voor het standaard PEPPOL-formaat voor elektronische facturen, dat vanaf 1/1/2026 verplicht is voor verzending in B2B. Houd er echter rekening mee dat dit bestand automatisch door Fidly wordt ondersteund en over het algemeen niet handmatig hoeft te worden gedownload.
• Bijlage: Als er een bijlage aan de factuur is toegevoegd, wordt deze hier weergegeven. U kunt deze downloaden door op de link te klikken.
• Gestructureerde communicatie: In dit veld wordt de unieke, gestandaardiseerde code weergegeven die door Fidly is gegenereerd voor de identificatie van de betaling.
• Verzendstatus: Geeft aan of de factuur per e-mail en/of via Peppol naar de klant is verzonden.
• Betalingsstatus: Geeft de huidige status van de factuur aan, bijvoorbeeld "Onbetaald".
• Validatie: Geeft de status van de boekhoudkundige validatie van het document aan (bijvoorbeeld "In afwachting"). Zie hieronder de knop "Goedkeuren".

3. Blok "Opmerkingen"

• Opmerkingen: Dit veld is een vrije ruimte waar u opmerkingen of interne notities over deze factuur kunt toevoegen. Met de knop "Wijzigen" (potloodpictogram) rechtsboven in het gedeelte kunt u de tekst bewerken.

4. Mogelijke acties

• Pictogrammen bovenaan:
• Met het potloodpictogram kunt u bepaalde elementen van een factuur wijzigen zolang deze nog niet is verzonden of goedgekeurd.
• Het pictogram met de "drie puntjes" geeft toegang tot een klein menu waarin u kunt kiezen om een factuur te verwijderen. Deze mogelijkheid is echter alleen beschikbaar als het om de laatste factuur gaat. Door de doorlopende nummering is het namelijk niet mogelijk om een eerdere factuur te verwijderen. Indien nodig moet u een creditnota aanmaken met de knop onderaan de pagina.
• Knoppen onderaan: Onder de factuurgegevens vindt u knoppen om verschillende acties uit te voeren:
• Betaald: Markeert de factuur als betaald.
• Verzenden: Hiermee kunt u de factuur naar de klant verzenden of opnieuw verzenden, bijvoorbeeld met een herinneringsbrief.
• Omzetten in factuur: Alleen aanwezig als de factuur is opgeslagen in de modus "pro-forma".
• Creditnota: Maakt een creditnota aan die aan deze factuur is gekoppeld.
• Goedkeuren: Hiermee kunt u de factuur valideren voor doorgifte naar de boekhouding.

5. Blok "Inhoud"

Dit blok geeft een overzicht van de gefactureerde artikelen met hun hoeveelheid, eenheidsprijs en de verschillende totalen.

Het blok toont ook de algemene totalen van de factuur:

• Totaalbedrag excl. btw: het totale bedrag exclusief btw van alle artikelen.
• Totaal btw: het totale bedrag aan btw, indien nodig uitgesplitst naar de gebruikte tarieven.
• Totaalbedrag incl. btw: het totale bedrag inclusief alle belastingen.

De PDF-versie van de factuur

Door de factuur in PDF-formaat te downloaden, krijgt u een professionele en visueel verzorgde versie van het document. Deze versie bevat de koptekst van uw bedrijf, het logo, de contactgegevens van uw klant, de factuurgegevens (nummer, datum, vervaldatum), een overzichtstabel van de gefactureerde artikelen, de verschillende totalen (excl. btw, btw, incl. btw) en de betalingsgegevens. Deze presentatie is geoptimaliseerd voor afdrukken en archivering, wat een duidelijke leesbaarheid en conformiteit met professionele normen garandeert. Het logo en de kleuren die worden gebruikt voor de weergave van de artikelen zijn die welke zijn gedefinieerd in de sectie Paramètres et personnalisation du logiciel - Personnalisation

Verzending van de factuur

Wanneer u onderaan de pagina voor het aanmaken van een factuur op "Opslaan & verzenden" klikt of op de knop "Verzenden" in het overzicht, wordt een venster geopend waarin u de verzending van de factuur kunt configureren.

• Verzendwijze: U hebt verschillende opties om de factuur te verzenden, waarvan de eerste twee (verzending via PEPPOL) alleen beschikbaar zijn als de klant een bedrijf is EN als deze correct is geregistreerd bij PEPPOL:
• Verzenden via PEPPOL en e-mail
• Alleen verzenden via PEPPOL
• Alleen via e-mail verzenden
• Afzender: Dit veld wordt automatisch ingevuld met uw e-mailadres als uw domein is gevalideerd, of anders met invoicer@fidly.be met uw adres als antwoordadres. Voor meer details hierover, zie Paramètres et personnalisation du logiciel - 1. Adresse email avec domaine personnalisé
• Ontvanger(s): U kunt hier meerdere e-mailadressen vermelden, net als in e-mailsoftware, door er ten minste één te selecteren in “Aan” (directe ontvangers), maar eventueel ook in “+CC” (ontvangers in normale kopie) of zelfs “+BCC” (ontvangers in verborgen kopie).
• E-mailsjabloon: De software biedt vooraf opgeslagen tekstsjablonen voor specifieke situaties. U kunt een geschikt sjabloon kiezen voor een "Eerste verzending", een "Eerste herinnering" of andere soorten communicatie. Let op: u kunt ook uw eigen sjablonen definiëren met teksten die beter bij uw bedrijf passen via de sectie Paramètres et personnalisation du logiciel - 2. Modèles d’emails personnalisés
• Aanpassing: Vervolgens kunt u de inhoud van de e-mail aanpassen. Het onderwerp en de tekst van het bericht kunnen worden gewijzigd, en de factuur wordt automatisch als PDF-bestand bijgevoegd. U kunt ook de knoppen gebruiken om tekst vet of cursief te maken. De specifieke code #INVOICENB# wordt automatisch vervangen door het daadwerkelijke factuurnummer.

Zodra u de gegevens hebt gecontroleerd, kunt u op "Verzenden" klikken om de factuur te versturen.

Ontdek de geavanceerde opties voor facturering

Heeft u meer specifieke functies nodig om uw facturen op te stellen? Ontdek de beschikbare opties voor het instellen van de leveringsvoorwaarden, het definiëren van barcodes, enz. op de volgende pagina: Facturation avancée