Verkoopfacturen

Lijst van verkoopfacturen

Deze pagina is het dashboard voor het beheer van alle facturen die je hebt uitgegeven aan je klanten. Hiermee kun je de status van je betalingen controleren, je facturen verantwoorden en een overzicht krijgen van je inkomsten.

1. Dashboard overzicht

Bovenaan de pagina geeft een visueel overzicht je een snel overzicht van de status van je verkoopfacturen voor de geselecteerde periode:

Betaald : Het totale bedrag en aantal facturen dat je al hebt ontvangen.
Onbetaald : Het totale bedrag en het aantal facturen dat nog moet worden betaald.
Achterstallig: Het totale bedrag en het aantal facturen waarvan de vervaldatum is verstreken.
Voortgang betaling: Een visuele indicator die het percentage betaalde facturen ten opzichte van het totaal weergeeft.

2. Filters en zoekbalk

Net onder het dashboard vind je opties om te filteren en te zoeken naar je facturen:

Filters op status: Met de tabbladen "Alle", "Onbetaald", "Te laat" en "Betaald" kun je alleen een specifieke categorie documenten weergeven. Het getal naast elk tabblad geeft het aantal documenten in die categorie aan.
Zoekbalk: je kunt een specifieke factuur zoeken door de naam van de klant, het factuurnummer, een deel van het bedrag of de datum in te voeren.
Knop "Factuur toevoegen": Een paarse knop waarmee je een nieuwe verkoopfactuur kunt maken (zie hieronder).

3. De factuurtabel

Dit is het belangrijkste deel van de pagina, waar elke rij een verkoopfactuur voorstelt. De tabel bevat de volgende kolommen:

Factuurnummer: Het unieke identificatienummer van de factuur.
Klant: De naam van het bedrijf of de persoon aan wie de factuur is uitgereikt.
Bedrag excl. BTW: Het totale bedrag van de factuur, exclusief belasting.
Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
Verzonden: Geeft aan of de factuur al verzonden is.
Status: De huidige status van de factuur, bijvoorbeeld "Onbetaald".
Validatie: Beschrijft de status van de boekhoudkundige verwerking van het document. "In behandeling" betekent dat het nog niet is verwerkt of geboekt.

4. Paginering

Onderaan de tabel vind je opties waarmee je de paginering kunt beheren als je een groot aantal facturen hebt. Als je op een factuurregel klikt, wordt de hierboven beschreven Verkoopfacturen - Overzichtsweergave factuur weergegeven.

Een factuur maken

Zodra je op de knop "Factuur toevoegen" drukt, wordt er een venster geopend waarin je een nieuwe verkoopfactuur kunt maken. Het is verdeeld in verschillende secties om je door het proces te leiden, van basisinformatie tot product- en dienstdetails. Het proces voor het maken van een factuur lijkt erg op het proces voor het maken van een offerte.

1. Basisinformatie

Dit eerste deel bevat de algemene informatie over de factuur.

Klant : De naam van je klant. Je kunt deze selecteren in het vervolgkeuzemenu. Als het systeem na het invoeren van de eerste paar letters van de naam van je klant constateert dat deze ontbreekt, kun je deze als bedrijf of als persoon aanmaken. Je komt dan in het venster voor het maken van Relaties met klanten en leveranciers - Weergave "Bedrijven of een pagina Relaties met klanten en leveranciers - Weergave Mensen .

Lay-out: om een vooraf gedefinieerde lay-outsjabloon te selecteren.
Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
Contactpersoon: De naam van de contactpersoon van de klant (optioneel, maar handig voor bedrijven).
Bestelnummer: Het bestelnummer indien van toepassing.
Betalingsvoorwaarden: De voorgestelde betalingsvoorwaarden. Je kunt kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst van 15 termijnen (bijvoorbeeld "30 dagen einde maand").
Valuta: De valuta die wordt gebruikt voor de factuur, standaard de euro.

2. Details van producten en diensten

In dit gedeelte kun je zoveel items als je nodig hebt op de factuur vermelden.

Voeg regels toe, verwijder ze of reorganiseer ze:

Klik op de knop "+ Toevoegen" om een nieuwe regel toe te voegen.
Gebruik indien nodig de kleine rode prullenbak om een overbodige regel te verwijderen.
Op dezelfde manier kun je, door buiten de in te vullen vakken te klikken, de cursor in de vorm van een viervoudige pijl ✥ gebruiken om de rijen naar wens te verplaatsen.

Tabelkolommen:

Beschrijving: De naam van het artikel, de dienst of het product.
Hoeveelheid: Het aantal eenheden.
Prijs exclusief btw: de eenheidsprijs exclusief btw.
Subtotaal: Wordt automatisch berekend (Hoeveelheid x Prijs exclusief btw).
Korting / Toeslag: Je kunt een korting of toeslag op de regel toepassen. Door op de knop "Toevoegen" te klikken, kun je de korting opgeven als een percentage of een bedrag, en een reden toevoegen.
Totaal: Het totaal voor de regel na de korting/toeslag.
BTW: Het toepasselijke BTW-tarief.

Globale korting/toeslag toevoegen: Hiermee kun je een korting of toeslag toepassen op het totaalbedrag van de factuur.

3. Kortingen en toeslagen beheren

Kortingen en toeslagen kunnen op twee manieren worden toegepast:

Per artikelregel: Om een korting of toeslag toe te passen op een specifiek artikel.
Globaal: om een korting of toeslag toe te passen op het totale bedrag van de factuur, exclusief btw.

Deze kortingen kunnen worden uitgedrukt als een percentage (%) of een bedrag (€), waardoor je veel flexibiliteit hebt bij het aanpassen van je facturen.

4. Bijlagen en notities

Bijlagen : In dit gedeelte kun je relevante documenten toevoegen (bijv. je algemene verkoopvoorwaarden, een technische mededeling, een berekening van details) door te klikken op "+ Bestand toevoegen".
Notities : Een vrij tekstveld waar u extra informatie voor de klant kunt toevoegen, bijv. specifieke voorwaarden of andere details.

5. Pagina acties

Knop "Annuleren": hiermee annuleer je het maken van de factuur. ⚠️ Er wordt geen concept opgeslagen!
Knop "Voorbeeld": hiermee geef je een voorbeeld van de definitieve factuur weer voordat je deze opslaat.
Knop "Opslaan": slaat de factuur op in je ruimte zonder deze te verzenden.
Knop "Opslaan & verzenden": Slaat de factuur op en verstuurt deze per e-mail naar de klant.

Overzichtsweergave factuur

In de overzichtsweergave van een verkoopfactuur kun je de informatie bekijken, downloaden en beheeracties uitvoeren.

1. Paginatitel

Terug naar de lijst met verkoopfacturen: Met de link linksboven kun je terugkeren naar de algemene lijst met facturen.

2. Informatie" blok

In dit gedeelte wordt belangrijke informatie over de factuur weergegeven.

Factuurnummer: Het unieke identificatienummer van de factuur (bijvoorbeeld "Verkoopfactuur 2025 / 5").
Klant: De naam van het bedrijf of de persoon aan wie de factuur is uitgereikt.
E-mail: Het e-mailadres van de ontvanger als dit in het klantenbestand wordt vermeld.
Datum: De datum waarop de factuur is uitgegeven.
Downloaden: Je kunt de factuur in twee formaten downloaden:

PDF : Voor een afdrukbare en leesbare versie.
UBL: Voor het standaard PEPPOL elektronische factuurformaat, essentieel voor het verzenden van B2B facturen vanaf 1/1/2026. Dit bestand wordt echter automatisch ondersteund door Fidly en hoeft over het algemeen niet handmatig te worden gedownload.

Bijlage : Als er een bijlage aan de factuur is toegevoegd, wordt deze hier weergegeven. Je kunt deze downloaden door op de link te klikken.
Gestructureerde communicatie: Hier wordt de gestandaardiseerde unieke code weergegeven die door Fidly is gegenereerd om de betaling te identificeren.
Verzendstatus: Geeft aan of de factuur naar de klant is verzonden (bijvoorbeeld "In behandeling").
Betalingsstatus: Geeft de huidige status van de factuur aan, bijvoorbeeld "Onbetaald".
Validatie: Geeft de status van de boekhoudkundige validatie van het document aan (bijvoorbeeld "In behandeling").

3. Opmerkingen" blok

Opmerkingen: Dit gebied is een vrije ruimte waar je opmerkingen of interne notities over deze factuur kunt toevoegen. Met de knop "Bewerken" (potloodpictogram) rechtsboven in het gedeelte kun je de tekst bewerken.

4. Mogelijke acties

Bovenste pictogrammen :

Methet potloodpictogram kun je bepaalde elementen van een factuur wijzigen totdat deze is verzonden of goedgekeurd.
Het "drie puntjes" icoon geeft toegang tot een klein menu waar je kunt kiezen om een factuur te verwijderen. Deze optie is echter alleen beschikbaar voor de laatste factuur. Met doorlopende nummering kun je een eerdere factuur niet verwijderen. Gebruik indien nodig de knop onderaan de pagina om een creditnota aan te maken.

Knoppen onderaan: Onder de factuurgegevens vind je knoppen om verschillende acties uit te voeren:

Betaald: Markeert de factuur als betaald.
Verzenden: hiermee kun je de factuur verzenden of opnieuw verzenden naar de klant, inclusief een herinneringsbrief.
Creditnota: Hiermee maak je een creditnota aan voor deze factuur.
Goedkeuren: hiermee valideer je de factuur zodat deze kan worden doorgestuurd naar de boekhouding.

5. Inhoud" blok

Dit blok geeft een overzicht van de gefactureerde artikelen met hun hoeveelheid, eenheidsprijs en verschillende totalen.

Het blok toont ook de algemene totalen voor de factuur:

Totaalbedrag excl. BTW Het totaalbedrag exclusief btw voor alle artikelen.
Totaal btw: Het totale btw-bedrag, eventueel uitgesplitst naar de gebruikte tarieven.
Totaalbedrag inclusief btw: Het totaalbedrag inclusief alle belastingen.

De PDF-versie van de factuur

Door de factuur in PDF-formaat te downloaden, krijg je een professionele, visueel opgepoetste versie van het document. Deze versie bevat het briefhoofd van je bedrijf, het logo, klantgegevens, factuurgegevens (nummer, datum, vervaldatum), een overzichtstabel van gefactureerde items, de verschillende totalen (exclusief btw, inclusief btw) en betalingsinformatie. Deze presentatie is geoptimaliseerd voor afdrukken en archiveren en garandeert een goede leesbaarheid en naleving van professionele standaarden. Het logo en de kleuren die worden gebruikt voor het weergeven van de items zijn die welke zijn gedefinieerd in het gedeelte Software-instellingen en -aanpassing - Aanpassing .

De factuur verzenden

Als je klikt op "Opslaan & verzenden" onderaan de pagina voor het maken van een factuur of op de knop "Verzenden" in het overzichtsbestand, wordt er een venster geopend waarin je kunt instellen hoe de factuur wordt verzonden.

Verzendmodus: Je hebt verschillende opties voor het verzenden van de factuur, waarvan de eerste twee (verzenden via PEPPOL) alleen beschikbaar zijn als de klant een bedrijf is EN geregistreerd staat op PEPPOL:

Verzenden via PEPPOL en e-mail
Alleen verzenden via PEPPOL
Alleen verzenden via e-mail

Afzender: Dit veld wordt automatisch ingevuld met je e-mailadres als je domein is gevalideerd of invoicer@fidly.be met een antwoord naar je adres als dit niet het geval is. Zie Software-instellingen en -aanpassing - 1. E-mailadres met gepersonaliseerd domein voor meer informatie
Ontvanger(s): Je kunt hier meerdere e-mailadressen invoeren, net als in een e-mailprogramma, door er ten minste één te selecteren in "Aan" (directe ontvangers), maar mogelijk ook in "+CC" (ontvangers in normale kopie) of zelfs "+BCC" (ontvangers in blinde kopie).
E-mailsjabloon: De software biedt vooraf opgenomen tekstsjablonen voor specifieke situaties. Je kunt een geschikte sjabloon kiezen voor een "Eerste verzending", een "Eerste herinnering" of andere soorten communicatie. Je kunt ook je eigen sjablonen definiëren met teksten die beter bij je bedrijf passen via de sectie Software-instellingen en -aanpassing - 2. Gepersonaliseerde e-mailsjablonen .
Personalisatie: Vervolgens kunt u de inhoud van de e-mail personaliseren. Je kunt het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht wijzigen en de factuur wordt automatisch als PDF bijgevoegd. Je kunt ook de knoppen gebruiken om een sectie vet of cursief te maken. De specifieke code #INVOICENB# wordt automatisch vervangen door het actuele factuurnummer.

Zodra je de informatie hebt gecontroleerd, kun je op "Verzenden" klikken om de factuur te verzenden.